Tema: 2 Encuadernación básica

1. LA ENCUADERNACIÓN  BÁSICA
La encuadernación es el conjunto ce operaciones necesarias para unir hojas, documentos, cuadernillos o revistas con una cubierta, formando un conjunto unitario de lectura.

2. Técnicas de encuadernación
La encuadernación de hojas de papel se puede hacer usando diferentes técnicas y materiales.

3. ÚTILES Y HERRAMIENTAS DE ENCUADERNAR
Trataremos algunos equipos que se utilizan en las oficinas para encuadernas documentos. Otras al ser industriales no las estudiamos pero las mencionamos.

4. AJUSTES DE EQUIPOS Y MANTENIMIENTO
El tratamiento es el control constante de las máquinas para garantizar un correcto funcionamiento de estas.
Las actividades de mantenimiento siempre se han de hacer con las máquinas desconectadas de la corriente eléctrica.

5. Materiales utilizados en la encuadernación básica
Existen muchos fabricantes y distribuidores de diferentes tipos y marcas de papel:

• Papel offset 
• Papel estucado
• papel ecológico 

6. OPERACIONES DE ENCUADERNACIÓN 

Las principales operaciones que se llevan a cabo en las distintas técnicas de encuadernación son las siguientes:

• Igualado.
• Alzado.
• Perforado.
• Numerado.
• Engomado.
• Grapado

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN LA ENCUADERNACIÓN 

A la hora de utilizar las máquinas y herramientas de encuadernar se deberán tener en cuenta las instrucciones facilitadas por cada fabricante. 

8. Eliminación y reciclaje de residuos

En primer lugar tendremos que averiguar si una determinada sustancia es un residuo y realizar su clasificación según la normativa vigente a través de un proceso de análisis. Así, conoceremos las características específicas de cada residuo y podremos efectuar un tratamiento adecuado para respetar el medio ambiente. 

Tema 8: Cortesía y protocolo.

1. Normas de cortesía

Según la Real Academia Española (RAE), la cortesía se define como: << demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona>>.

La cortesía se practica cuando somos considerados con otras personas, con sus sentimientos, sensibilidades, opiniones y bienestar, y lo mostramos a través de los buenos modales y la educación, basados en el protocolo y la etiqueta establecidos en la sociedad.

Algunas normas sociales, básicas, de cortesía al relacionarnos con otras personas son las siguientes:

• No tirar desperdicios o papeles al suelo.

• Situarse donde no se interrumpa el acceso a transportes públicos, escaleras, entradas, etc. 

• No tratar de ser el primero, respetar el paso a personas mayores o con niños

• Saludar, con respeto y educación, al entrar en un lugar y despedirse al salir. 

• Ser tolerantes

• Dejar salir antes de entrar en un lugar

• Tratar a las personas de usted

• Pedir las cosas por favor

• Dar siempre las gracias

• Respetar la privacidad de los demás

• Pedir permiso para utilizar las cosas ajenas

• Para entrar a una habitación, llamar a la puerta y esperar el permiso de quienes estén dentro.

• Prometer solo lo que se puede cumplir

• No nombrarse nunca primero

• Protegerse la boca al toser y estornudar

• Si estamos sentados y alguien se acerca na saludarnos, debemos levantarnos

• No hablar al oído, en voz baja o en otro idioma cuando hay varias personas reunidas

• No hablar en sitios donde se recomienda no hacerlo, por ejemplo cuando se proyecta una película, se representa una obra de teatro

• Comportarse con los demás como quisiéramos que se comportan con nosotros

• No mofarse ni hacer burlas de otra persona por ninguna causa

• No avergonzar ni faltar a otra persona.

1.1 El saludo

El saludo es un gesto universal que muestra educación, cortesía y buenos modales. Su ausencia o hacerlo de forma inadecuada suele crear rechazo en las personas y puede dar lugar a un mal inicio en la relación con la persona con la que se trata.

• Apretón de manos: es el gesto más extendido como saludo. Muestra neutralidad, respeto, disposición de entablar una relación con otra persona, y puede ir acompañado con un suave inclinación de cabeza. No se debe apretar muy fuerte ni durante mucho tiempo; tampoco dejar la mano floja o retirarla violentamente. 

• Besos: en la cultura occidental no son aconsejables los besos en la relación profesional; sí con habituales cuando la relación es informal.

• Reverencia: es usual en la cultura oriental.

Generalmente, en las culturas musulmanas y asiáticas no se produce el contacto físico en el saludo. 

En el occidente, por el contrario, se inicia el saludo con la mano y algunas veces con dos besos en la mejilla, nuca sonoros, acompañados con una sonrisa. 

1.2. La cortesía en la conversación

Para participar en una conversación es necesario conocer algunas normas de educación y cortesía: 

• Saber escuchar y hablar en el momento adecuado, manteniendo los silencios oportunos para no interrumpir al que está en el uso de la palabra. 

• Evitar los largos silencios y los monólogos: intervenir de forma prudente y con tiempo limitado, callar para escuchar otras intervenciones.

• Respetar la opción de los demás. Nadie está siempre en posición de la verdad. No hacer chistes ni ironizar, para no ofender a la persona con la que se está tratando.

• Evitar utilizar demasiados técnicos para demostrar grandes conocimientos sobre el tema; pueden abrumar al interlocutor.

• Respetar los turnos para hablar y preguntar. Permitir que el interlocutor acabe su explicación o intervención. Si hay interruptores deben ser justificadas.

• Tratarse con respeto y educación si se producen diferencias. No levantar la voz, gritar o vocear. No hablar todos a la vez. No utilizar palabras malsonantes y groseros. 

• Abstenerse de hacer el protagonista en la conversación utilizando repetidamente el pronombre ''yo'', porque puede producir rechazo.  

1.3. La imagen personal

Los bomberos han de llevar una vestimenta especial. 

La imagen personal hace referencia a un conjunto de atributos físicos, gestos, modales, tono de voz y modulación, mirada, forma de sentarnos y caminar, vestimenta, etc.

La percepción personal de la imagen es distinta a la que tienen los de más de nosotros.

El estilo personal y la imagen en ocasiones es diferente en el ámbito laboral y privado. Existen profesiones o empresas en las que la imagen viene impuesta, como es el caso de  bomberos, policías, personal que debe llevar traje, etc. 

En la recepción de una empresa la imagen personal del recepcionista indice a forjar la idea de dicha entidad. El aspecto exterior tiene mucha carga comunicativa y debe ser acorde con las ideas que se quieren transmitir. 

Para atender a la imagen personal deben seguirse uno cuidados básicos que sirven tanto para la vida cotidiana como para la laboral:  

- Higiene y aseo: es importante mantener la higiene diaria: ducharse, tener el pelo y las uñas limadas, mostrar las manos cuidadas...

- Vestimenta: la ropa debe estar cuidada y limpia, mostrando discreción y elegancia el vestir. Se debe vestuario adecuado para cada ocasión. 

- Lenguaje facial corporal (gestos): nuestra lenguaje facial y corporal expresa nuestro estado de ánimo. La mirada, la postura, los movimientos, las posiciones de las manos pueden contradecir involuntariamente nuestro mensaje verbal. 

- Vicios: evitar aquellos vicios, normalmente inconscientes, como tocarse con frecuencia la barba o el pelo, hurgarse en la nariz o las orejas...

- Tosidos o estornudos: se deben girar la cabeza a un lado y utilizar un pañuelo para poner delante de la nariz o la boca al toser y estornudar. 

- Bostezo: si se produce, se debe colocar la mano sobre la boca 

2. Normas de protocolo 

La definición que la RAE hace de protocolo es la siguiente: ''Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre'' . 

La base fundamental de todo protocolo es la prudencia; el resto de cualidades se puede aprender la formación y la experiencia. 

Se puede hablar de protocolo social como un conjunto de normas, recomendaciones, métodos prácticas de cortesía que se utilizan en las relaciones humanas. 

2.1. Tratamientos 

En el protocolo de actuación empresarial es importante que el personal que atiende al visitante o cliente se asegura de no confundirse en el nombre y apellidos de este. Si se olvidan o se confunden, muchas personas se pueden sentir ofendidas y hay países donde esto es considerado como una falta de cortesía.

Se debe  tratar a la persona de usted.

Hombres:
- Tratamiento: Señor (Sr), don (D.),
- Uso: Con el apellido, con el nombre.

Mujeres:
- Tratamiento: Señora (Sra), doña (Dña., D.ª) .
- Uso: con el apellido, con el nombre.

2.1.3. Tratamiento

• Excelentísimo. Se da este termino entre otras a: presidente y vicepresidente del Gobierno, diputadores y senadores, director general de la Guardia Civil, directores generales del Ministerio de defensa...
• Ilustrísimo. Se da este tratamiento, entre otros, a: directores generales y subsecretarios de los ministros (excepto el de Asuntos Exteriores), presidentes de las diputaciones provinciales, magistrados de trabajo y jueces de instrucción. 

2.1.4. Tratamientos nobiliarios

• Excelentísimo. Se da este tratamiento a las personas que poseen el título de Grande de España (duques, y demás títulos con Grandeza de España), caballeros y damas del Collar y Grandes Cruces de las órdenes españolas. 
• Ilustrísimo. Se  da este tratamiento a las personas que poseen el título de marqués, conde vizconde y barón que no poseen Grandeza de España, caballeros o damas con la Encomienda con placa de las órdenes españolas. 

2.1.5. Tratamientos a diplomáticos

• Excelentísimo. Se da este tratamiento a embajadores de España y ministros plenipotenciarios de primera y de segunda clase. 
• Ilustrísimo. Se da este tratamiento a consejeros de embajada y ministros plenipotenciarios de tercera clase. 
• Señor Don. Se da este tratamiento a secretarios de embajada de primera, segunda y tercera clase.

2.1.6. Tratamientos de la Universidad

 Loa principales tratamientos dados al personal universitario son:

• Rector: magnifico y excelentísimo señor
• Vicerrector: excelentísimo.
• Decano: muy llustre señor o ilustrísimo.
• Vicedecano: ilustrísimo 
• Catedrático: usla y señora. 

2.2. La atención en la recepción

En la recepción de una empresa se debe cuidar mucho la primera impresión que se transmite, ya que no exista una segunda.

Lo primero que aprecia un visitante que se dirige personalmente a una empresa es la recepción y las personas que trabajan en ella. En los primeros minutos de dicha visita se creará una imagen inicial que se difícil de cambiar y que en absoluto tiene que ver con la experiencia profesional o las virtudes de quien atiende. Eso se contestará después.

2.2.1. El modo de actuar

El modo de actuar se refleja en las acciones externas que caracterizan a cada persona: forma de moverse, de hablar y de vestir. Se debe cuidar el tono de voz y utilizar formas de cortesía en su atención al visitante: <<por favor>>, <<gracias>>, <<cuando pueda...>>, <<disculpe>>, <<muchas gracias>>, etc. Los buenos modales no solo describen la forma de ser de la persona de recepción, sino que también  describen la imagen que la empresa proyecta hacia fuera.

2.2.2. La postura
La postura debe ser cuidada. Algunas pautas que deben seguirse son:

• Caminar con el rostro erguido, pasos firmes y seguros. 
• Estar sentado sin hundirse en el asiento, con la espalda recta y los pies apoyados en el suelo. 
• Levantarse si el interlocutor está de pie.
• Tener un movimiento corporal equilibrado; tan malo es estar moviéndose constantemente como permanecer rígido.
• No meter las manos en los bolsillos.
• Evitar cruzar los brazos sobre el pecho o ponerlos en jarras (apoyarlos en las caderas). 
• Respetar un espacio vital mínimo. Si no se respeta, el interlocutor puede sentirse intimidado o, por el contrario, si existe mucha distancia, puede interpretar que hay desinterés.  

 2.2.3. La forma de vestir

Se debe vestir adecuadamente y acorde con la política de la empresa.
Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo: un traje clásico y formal o un vestido discreto. Los accesorios también deben ser sencillos.

Si existe un código de vestuario (dress code) hay que adaptarse a él, pero siempre utilizando el sentido común. Algunas empresas lo emplean porque genera valores como confianza, credibilidad, seriedad, etc.

2.2.4. El maquillaje y el peinado

Se debe intentar buscar la mejor imagen en lo que al maquillaje y peinado se refiere: seria, responsable y activa pero no llamativa, acorde con el lugar y ambiente laboral en que nos encontramos.

Las ropa y el peinado de la persona que trabaja en una
recepción han de ser formales y discretos. 

Es importante tener la piel bien hidratada, y llevar el maquillaje aplicado con naturalidad y discreción para ofrecer una apariencia cuidada y natural. 

El pelo debe estar limpio, y se deben realizar peinados sencillos que favorecen la imagen personal, tanto en el caso del pelo suelto como recogido. 

2.3. Procedimientos de atención al público

Las visitas que se reciben en una empresa u organización pueden ser de dos tipos:

• Previstas: son esperadas porque se ha pactado una cita previa. 
• Imprevistas: son inesperadas, no planificadas, pero no por ello menos importantes.

Es importante planificar las visitas para que no esperen mucho tiempo, lo que resulta cómodo para ambas partes y para los intereses de la empresa. A veces es aconsejable tener dos zonas de espera, para que las visitas no coincidan en un mismo espacio. 

7 La imagen en la empresa

1. La imagen corporativa

En la forma en que la empresa u organización las personas que no forman parte directa de ella. Se trata de la imagen aceptada de lo que una componía es, de sus productos, de su contribución a la sociedad, de cómo trata a su personal y a las personas que tienen relación con ella. 

Esta imagen debe ser clara, precisa y homogénea. Todo lo que se haga para crear o fomenta una imagen corporativa tiene como objetivo principal que sea identificable y distintiva. 

1.1. Componentes de la imagen corporativa

Las empresas crean carteles, rótulos, envases, embalajes, folletos, catálogos, escaparates, uniformes del personal, etc., con la imagen e identidad corporativa para diferenciarla de sus competidores. 

Dentro de la imagen corporativa se incluyen los siguientes aspectos: filosofía y valores, servicio, innovación, lealtad, cuidase del medio ambiente, etc. 

Los componentes básicos  de la imagen corporativa son los siguientes: 

• Logotipo: es el elemento gráfico que identifica a la corporación. 

• Marca o nombre: se trata del signo distintivo de un producto en el mercado. 

• Color del logotipo y de la marca: los colores tienen gran importancia en la imagen corporativa,  porque dependiendo de la cultura se asocian colores con atributos. Los colores cálidos son estimulantes, excitantes, generadores de alegría ( van del rojo al amarillo), mientras que los colores fríos son colores que tranquilizan y relajan (van del azul al verde). 

• Presentación: lugares físicos donde localizar a la empresa

• Personajes: seres humanos, animales o de cualquier otro tipo, aparecen apoyando a la empresa o a los productos. 

• Icono: signo que sustituye al objeto mediante su significación.

• Música: identificación de la empresa o producto a través de los sonidos. 

•  Eslogan: fórmula breve y original utilizada para publicidad que nos recuerda la imagen y la marca. 

• Comunicación: elemento muy importante para difundir la imagen corporativa, crearse una reputación, un prestigio, etc. A esto contribuyen los periodistas, los sindicatos, las ONG y las organizaciones medioambientales, entre otros. ''

En muchas empresas y corporaciones estos componentes son recogidos en el Manual corporativo o Manual de identidad corporativa, donde se establecen los objetivos que se quieren transmitir con la imagen corporativa, como:

• Especificar la cultura de la corporación. 
• Definir la personalidad corporativa. 
• Crear un sentido de pertenencia a la corporación y liderazgo en el sector.
• Propiciar la creación de nuevos productos y servicios.
• Formar opiniones públicas favorables. 
• Optimizar las comunicaciones. 

1.2. La imagen corporativa a través de la recepción

La percepción que se tiene de una empresa en muchas ocasiones se genera en la primera visita a esta, por lo que debemos ser conscientes de que puede que no haya una segunda oportunidad para causar una buena impresión. 

Es importante tener previsto un espacio adecuado para atender a las personas que lleguen a la empresa y ofrecerles una atención personal de calidad. 

1.2.1 El espacio

El espacio destinado a la recepción en la empresa debe ser agradable, para que las personas que las personas que la visiten se lleven una grata impresión. La primera impresión se queda y siempre se recordará. 

La decoración correcta, la amplitud de espacio, la buena calidad de los materiales, su funcionalidad y limpieza ayudan a generar una imagen positiva de la empresa. 

El visitante debe sentirse orientado, bien entendido y seguro; nunca puede sentirse perdido o desconcentrado.

La imagen de la empresa se inicia al recordar el nombre y el logotipo, por lo que ambos deben estar en lugares visibles. 

1.2.2 La atención personal

Las personas que atienden la recepción  tiene que ser consciente de la importancia de su puesto como relaciones públicas de la empresa. La forma de tratar a las personas que la visitan influye en la actitud que estas tomen hacia esta. 

Para poder realizar un buen trabajo las personas que trabajan en recepción deben conocer:

• La organización interna de la empresa o corporación. 

• Normas, reglas y protocolo de actuación de la empresa o corporación.

• Nombres y cargos de todo el personal.

• Manejo de la centralita telefónica. 

• Números habituales de personas, empresas u organizaciones con las que tiene que contactar.

• Número de las extensiones de los departamentos, secciones o divisiones de la propia organización.

• Manejo de los equipos informáticos u otros para desempeñar sus tareas.

La atención por parte del personal de la corporación debe ser profesional y reflejar la buena disposición necesaria para atender a las personas externas. Es importante reflejar confianza en uno mismo.

Hay que mostrar el mismo interés por todos los visitantes sin prejuzgar su apariencia personal o posición económica, y actuar con diplomacia.  

Normalmente, las personas que atienden en la recepción manejar información sobre los visitantes, y saben con quién se reúnen, cuándo, dónde e incluso por qué. Esto hace que sea primordional mantener la descreción y confidencialidad.

Ofrecer una sincera sonrisa relaja y transmite confianza. Se debe utilizar un tono de voz agradable y articular bien para evitar errores. Mostrar interesal escuchar a los visitantes (escucha activa)

2. Organización del entorno físico del espacio de acogida

Es importante que el espacio de acogida en una empresa se presente organizado. Esto incluye un verdadero desafío para muchas personas.

Así, para organizar un espacio físico se pueden seguir los siguientes pasos:

1.      Dividir el espacio.

2.      Ordenar de lo más fácil a lo más difícil.

3.      Clasificar, suprimir o reorganizar los objetos de una zona hasta terminar.

4.      Seguir con otra zona de más dificultad y repetir los pasos anteriores.

Una vez organizada es hora de mantenerlo todo ordenado, ya que las personas que nos visitan deben llevarse la impresión de que tenemos todo bajo control y sabemos dónde está cada objeto o documento.

Podemos seguir una serie de reglas para conseguir mantener la organización:

·        Si se tiene tiempo, guardar las cosas cuando se termine de usarlas.

·        Si no se dispone de tiempo,  tener una bandeja para depositar objetos o documentos que estén fuera de su lugar para guardarlos con posterioridad. Cuando se tengan unos minutos libre, guardar todo lo que no esté en su lugar.

·        Reservad diez minutos antes de marcharse del trabajo para dejar en su lugar lo depositado en la bandeja y ordenarlo todo para que al día siguiente se empiece a trabajar sabiendo dónde está cada cosa.

·         Depositar en una caja los objetos o publicaciones que no están actualizados o resulten inservibles hasta ser depositados en el área de reciclaje.

La recepción de una empresa debe transmitir comodidad y tranquilidad, para que el visitante se sienta atraído por los productos y/o servicios que se le ofrecen, sin olvidar que es un lugar con muchas facetas, donde se desarrollan múltiples tareas.

2.1. Condiciones ambientales

Condiciones ambientales
Condición	Problema	Solución
Iluminación	Si  es incorrecta, forzamos la vista, lo que da lugar a cansancio y agobio.	A ser posible hay que tener ventanas que aporten luz natural. Se recomienda que la luz de la bombilla sea blanca cálida o neutra y la iluminación del techo esté dirigida oblicuamente al lado opuesto a la mano con que se escribe para evitar sombras.
Climatización	Excesivo calor frío, corrientes de aire o ambiente demasiado seco pueden afectar a los trabajadores y a las vistas	Mantener una temperatura de 20 a 22 ºC y evitar  corrientes de aire dirigidas al cuerpo. Si hay ventanas, ventilar la estancia abriéndolas.
Ruido	Demasiado ruido puede ser el origen de enfermedades como estrés o la pérdida de audición.	Colocar materiales que absorban el ruido o paneles que separen las zonas ruidosas.
Colores	Determinados colores pueden incrementar el estrés	Se recomienda pintar las paredes de colores pastel: amarillo o salmón. El beis o el marrón relajan. El naranja favorece la interactuación y los amarillos la comunicación.
Música	Música muy alta puede convertirse en ruido y puede distraer.	La música suave, no muy perceptible, ayuda a crear un ambiente de armonía y tranquilidad.
Perfumes	Excesivo perfume puede incomodar.	Usar fragancias frescas que huelan a limpio, (en algunas empresas las prohíben par a evitar problemas).

Hay empresas que son identificadas por un olor determinado, pero no es fácil elegir un aroma y acertar; debemos que tener en cuenta lo siguiente:

·         Elegir un aroma que transmita la personalidad de la empresa u organización.

·         Ser acorde con los productos o servicios que se ofrecen. Por ejemplo, ropa deportiva: olores frescos a hierba o cítricos.

·         Pensar en el tipo de público que visita la recepción (jóvenes, ejecutivos, deportistas, etc.).

2.2 Disposición y tipos de materiales auxiliares

Los materiales auxiliares con que cuenta la zona de recepción y sala de espera debe ser de calidad, para que sean duraderos, estables y garanticen la seguridad de las diferentes personas que visiten la empresa.

Los podemos dividir en:

2.2.1. Elementos de información

Muchas empresas en la recepción instalan cuadros o paneles con información sobre planos, organigramas, área, personal y las infraestructuras de la empresa. Hay que asegurarse de que estén sujetos de forma estable para evitar que caigan sobre los visitantes al acercarse o tocarlos. La ubicación de los paneles informativos será cerca de la entrada, fácilmente localizables.

2.2.2. Elementos de accesibilidad

Los  pasillos ya las puertas deben ser accesibles a personas con discapacidad: deben tener las dimensiones apropiadas para permitir desplazamientos en sillas de ruedas.

Si la empresa no está en una planta baja, hay que facilitar el acceso mediante un ascensor o rampa que cuente que cuente con buena señalización.

Es conveniente tener un aseo de las zonas de recepción a sala de espera que esté adaptado para personas con movilidad reducida.

2.2.3. Elementos de evacuación

En la recepción se pueden tener elementos de extinción de incendios, visibles pero que no obstaculicen la circulación de las personas.

Habrá señalizadores para indicar la salida y las escaleras colocadas a una última apropiada para que se puedan ver con facilidad.

Sin las señalizaciones o indicadores son de texto debe contrastar con el fondo.

2.3. Mobiliario

El mobiliario debe ser adecuado al tipo de empresa para que cumpla con las necesidades básicas que requiere el lugar. Hay que tener en cuenta la calidad de los materiales y el diseño, sin olvidar la funcionalidad, porque no deja de ser un centro de trabajo. Lo importante de los muebles de recepción es que sean cómodos tanto para el personal con

 para los visitantes. 

            

2.4. Decoración

En la recepción de una empresa no debe descuidarse la decoración.

En el espacio de cogida se puede poner pequeñas plantas encima de alguna mesa o, si alguna es grande, sin que obstruya el paso.

Es aconsejable colocar alguna pintura o fotografía que sea acorde con la organización y que llame la atención, junto con diplomas, certificaciones y premios recibidos por la empresa. También lo es depositar sobre las mesas de la zona de espera revistas, prensa o algún libro para entretener a las visitas mientras esperen ser atendidos. 

1- Reprografía de documentos

1.1. Equipos de reproducción de documentos: la fotocopiadora

Podemos decir que los equipos de reproducción de documentos más utilizados hoy en día son la impresora, el escáner y la fotocopiadora. 

Los dos primeros son periféricos que se conectan al ordenador, y cumplen las siguientes funciones:

• La impresora permite imprimir textos, gráficos o cualquier otro documento almacenado en formato digital. Es lo que se conoce como impresión de documentos. 
• El escáner convierte, mediante el uso de la luz, documentos impresos a formato digital para así poder almacenarlos. Es lo que se conoce como digitalización de documentos. 

La fotocopiadora

Es una máquina que hace copias en papel de documentos impresos o digitales. Las fotocopiadoras más modernas utilizan la tecnología de la xerografía, proceso de impresión inventado por Chester Carlson en 1938. 

Elementos básicos y funcionamiento 

Cristal de contacto: sobre el que se coloca el documento original para después cubrirlo con la tapa y de esta manera impedir el efecto perjudicial de la luz de la lámpara de exposición. 

Bandeja de papel: contiene el papel sobre el que se a a reproducir el original. 

Rodillo de alimentación: impulsa el papel al interior de la máquina con la ayuda del cargador de transferencia. 

Lámpara de exposición: se desliza bajo el cristal y transmite la imagen del documento original al tambor electrostático para su reproducción. La imagen se transmite con la ayuda de la lente y de los espejos. 

Tóner: es la tinta seca en forma de polvo que se fija al papel en el proceso. 

Tambor electrostático: atrae las partículas de tóner de manera selectiva según la imagen recibida.

Distribuidor de tóner o rodillo fusor: se calienta cogiendo mucha temperatura y, como las partículas de tóner son sensibles al calor, cuando estas tocan el papel, el rodillo funde el tóner sobre el papel. 

Elementos complementarios

Alimentador automático: forma parte de la tapa que cubre el cristal y en el podemos introducir un grupo de originales, cuya cantidad varía de unas máquinas a otras. 

Clasificador: se encuentra situado normalmente en agrupar automáticamente las copias en varias bandejas. 

Cajones para distribuir tamaños de papel: en cada cajón se ubica papel de un tamaño especifico (A4, A3...). 

Depósito extra de papel: suele estar situado a la derecha de la máquina y sirve para incrementar la autonomía de la máquina al admitir hasta 3.500 hojas.

Tarjetas de control: las fotocopiadoras de uso público permiten a los usuarios realizar acreditándose con una tarjeta, que previamente ha sido cargada con un determinado saldo de fotocopias. Se utilizan en entidades públicas como bibliotecas y centros de enseñanza.

1.2. Reproducción de documentos

Una vez conocido el funcionamiento interno de una fotocopiadora y los tipos de máquinas en función  del volumen de trabajo a realizar, es el momento de conocer los pasos que tenemos que llevar.

1.2.1 Procedimiento de fotocopiado básico

1. Encendido: Lo primero es encender la máquina si no está ya encendida. 
2. calentamiento: Una vez la hayamos puesto en marcha, iniciará ella sola su proceso de calentamiento y autodiagnóstico durante el cual no podemos hacer todavía fotocopias. 
3. Fotocopiado: tras el encendido y el calentamiento, una vez que la máquina nos indique que ya se encuentra operativa para empezar a trabajar. 

1.2.2. Funciones accesorias

Las fotocopiadoras cuentan como más o menos funciones accesorias en función del modelo y sus prestaciones. A continuación explicamos tres de las más comunes y utilizadas: la función ampliar o  reducir, la función dúplex y la función clasificador.

Ampliar o reducir 
Permite hacer una copia ampliada o reducida del documento original.

Función dúplex
Permite copiar dos documentos escritos por una sola cara en una hoja por las dos caras. Y también la opción de copiar un documento escrito por las dos caras en otro escrito por las dos caras.

Función clasificador
Cuando queremos hacer varias copias de un grupo de documentos, con esta función conseguimos que nos separe y clasifique cada copia. La función es compatible con la función dúplex.

1.2.3 Aspectos importantes a tener en cuenta

Como cualquier otra máquina, la fotocopiadora trae unas instrucciones de manejo que debemos leer con atención. Algunas de las más importantes son:

1. Debemos asegurarnos de no colocar sobre el cristal documentos que tengan tinta fresca o corrector sin secar, porque pueden manchar de forma permanente. Igualmente debemos evitar colocar hojas grandes, especialmente si utilizamos el alimentador automático. También debemos quitar los clips.
2. Debe utilizarse papel y tóner adecuados a la máquina y al resultado que queremos obtener. 
3. Debemos asegurarnos de colocar los originales en la posición correcta para que el resultado sea el esperado. 
4. 
   

3- Circulación interna de la comunicación

 2. La comunicación interna:

La comunicación interna es uno de los temas pendientes, y aún constituye un objetivo, de las empresas e instrucciones públicas españolas, a pesar de desarrollo experimentado en los últimos años. En algunas empresas no ha avanzado lo suficiente y no se le ha dado toda la importancia dentro de la organización. 

Cuando las organizaciones cuentan con buena comunicación interna, se da un intercambio de información y con ello se favorece la participación del personal se ayuda a conseguir los objetivos empresariales programados. 

Es posible definir la comunicación interna como: 

Una organización de actividades realizadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con los miembros de la organización, así utilizando diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados, consiste en lograr con su trabajo los objetivos programados. 

La comunicación es bidireccional, y esto implica que la información debe circular con fluidez de forma tanto descendente desde la dirección a los trabajadores como ascendente desde los trabajadores a la dirección de la organización.

En aquellas empresas en las que la comunicación interna se nula o no funciona correctamente, esto deja paso a los rumores, la incertidumbre y con ello al descenso de las productividad y la falta de credibilidad del equipo directivo. 

2.1 funciones

La comunicación interna en las empresas cumple dos funciones básicas que se detallan en el siguiente cuadro:

Tipo de función	Descripción	Ejemplo
Función informativa	Está relacionada con el  quehacer y la existencia de la empresa o instrucción a la que se refiere. La idea es responder a preguntas como ¿qué hacemos? ¿ en qué momento nos encontraremos?	Una empresa informa a sus empleados sobre los resultados anuales : beneficios,  pérdidas y las inversiones realizadas.
Función operativa	Referida con las instrucciones que se dan para ejecutar determinadas funciones, órdenes en el trabajo diario o disposiciones.	En una determinada empresa se va a comenzar a aplicar un nuevo sistema de trabajo, siendo necesario comunicar cómo se opera con él.

2.2 Objetivos 

La comunicación interna, como uno de los elementos que forman parte de la empresa, está dirigida a cumplir una serie de objetivos programados previamente en el plan de comunicación interna.

Entre los muchos que las organizaciones se plantean encontramos los siguientes:

- Crear cultura organizacional: establecer en la institución un compromiso, una identidad y un espíritu que integren al personal en un proyecto común.

-Dar coherencia y coordinación al plan de acción empresarial: para integrar las diferentes acciones que se desarrollan en la empresa a través de una comunicación omnidireccional, es decir, entre todos los niveles jerárquicos existentes en la organización.

- Incentivar la innovación: implantando nuevos instrumentos y métodos de trabajo y ofreciendo  una rápida vía para su aprendizaje y verificación.

- Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación: la transmisión de la información es importante para realizar bien las tareas y tomar las decisiones adecuadas. Cuanta más información se ofrece en cualquier dirección mejor será el rendimiento obtenido.

 - Control: en el sentido de influir en el comportamiento de los empleados ( a través de una orden, una información, etc.).

- Usar los medios de la organización: adaptar la información que va a transmitirse al medio y al receptor de este.

- Mejor la imagen de la organización: los trabajadores suelen convertirse en emisores y portavoces de los cambios y de la imagen de la empresa que se ofrece al exterior.

- Forma la cultura corporativa. 

- Evitar rumores: la ausencia de información de paso a este tipo de comentarios.

2.3 Clasificación: 

Podemos realizar una clasificación de las comunicaciones internas a partir de diferentes criterios:

-Según el flujo de la información: en este caso es necesario tener en cuenta la direccionalidad de la información.

-Verticales: la información se transmite desde distintos niveles de la escalera jerárquica; según el sentido que siguen, se clasifican en :

- Descendentes: son las comunicaciones internas más frecuentes es casi todas las organizaciones, sobre todo en las pymes. La información es dirigida desde el superior al subordinado. Actualmente este modelo esta cambiado hacia otro más cooperativo.

- Ascendentes: la información parte de los empleados y llega a los directivos. Este tipo de comunicación está surgiendo en aquellas empresas que tienen instaurado un sistema de participación de mocrático o cooperativo.

- Trasversales: están relacionadas con la vinculación que tienen entre sí las personas en la comunicación. Se pueden distinguir:

. Horizontales:  Se dan entre trabajadores de categorías profesionales similares dentro del organigrama organizativo de la empresa, con el objeto de compartir, conocer, resolver problemas y aprender.

. Diagonales: las personas que intervienen tienen distintos noveles en la organización, pero no mantienen relaciones de dependencia entre sí. Son utilizadas para el intercambio de informes, datos, etc. 

- Según la naturaleza de las comunicacions: 

. Formales: la información circula utilizando la estructura organizativa de la empresa ( estudiada en la unidad 2.). La comuncación en este caso es estructuraday programada, oncluye normativa o procedimientos y en la mayoría de los casos suele ser de carácter descendente.

. Informales: no siguen la trayectoria de la estructura organizacional de la empresa, y de refieren a las interrelaciones que se llevan a cabo entre los miembros de la organización, utilizando para ello intercambio de ideas, opiniones, desarollo de relaciones y la conversación personal, independientemente de las funciones. No se encuentran estructuradas ni se pueden programar ni anticipar

- Los intereses reales de los trabajadores

- Las comunicaciones informales inferman de:

.Las expectativas, temores y estado de ánimo de los trabajadores. 

.La interpretación de las comunicaciones formales que de ellas realiza el personal. 

- Según el medio de transmisión de formación: 

.Verbales: utilizan la palabra para su transmisión.

.Escritas: la transmisión se realiza mediante el lenguaje escrito.

.No verbales: se apoyan en gestos para su comunicación. 

2.4 Canales de comuncación

El siguiente cuadro recoge los diferentes tipos de comunicación teniendo en cuenta la dirección en la que se emite. 

2.5. Importancia de la comunicación interna

Una de las políticas de personal cada vez más utilizada para conseguir esto es contar con una comunicación interna fluida y eficaz. 

• A la empresa: consigue implicar y motivar al personal, va a facilitar la adaptación de los recursos humanos a los cambios. 

• Al trabajador: se favorece las relaciones entre los trabajadores, y la posibilidad de estos puedan expresar sus ideas, además de aclarar dudas en las órdenes de trabajo. 

2.6. Ventajas de comunicación interna

Aquellas organizaciones, tanto públicas como privadas, que mantienen una estrategia de comunicación interna adecuada pueden observar cómo a la larga obtienen una serie de ventajas en todo los niveles. 

3. La comunicación interna en entidades privadas