7 La imagen en la empresa

1. La imagen corporativa

En la forma en que la empresa u organización las personas que no forman parte directa de ella. Se trata de la imagen aceptada de lo que una componía es, de sus productos, de su contribución a la sociedad, de cómo trata a su personal y a las personas que tienen relación con ella. 

Esta imagen debe ser clara, precisa y homogénea. Todo lo que se haga para crear o fomenta una imagen corporativa tiene como objetivo principal que sea identificable y distintiva. 

1.1. Componentes de la imagen corporativa

Las empresas crean carteles, rótulos, envases, embalajes, folletos, catálogos, escaparates, uniformes del personal, etc., con la imagen e identidad corporativa para diferenciarla de sus competidores. 

Dentro de la imagen corporativa se incluyen los siguientes aspectos: filosofía y valores, servicio, innovación, lealtad, cuidase del medio ambiente, etc. 

Los componentes básicos  de la imagen corporativa son los siguientes: 

• Logotipo: es el elemento gráfico que identifica a la corporación. 

• Marca o nombre: se trata del signo distintivo de un producto en el mercado. 

• Color del logotipo y de la marca: los colores tienen gran importancia en la imagen corporativa,  porque dependiendo de la cultura se asocian colores con atributos. Los colores cálidos son estimulantes, excitantes, generadores de alegría ( van del rojo al amarillo), mientras que los colores fríos son colores que tranquilizan y relajan (van del azul al verde). 

• Presentación: lugares físicos donde localizar a la empresa

• Personajes: seres humanos, animales o de cualquier otro tipo, aparecen apoyando a la empresa o a los productos. 

• Icono: signo que sustituye al objeto mediante su significación.

• Música: identificación de la empresa o producto a través de los sonidos. 

•  Eslogan: fórmula breve y original utilizada para publicidad que nos recuerda la imagen y la marca. 

• Comunicación: elemento muy importante para difundir la imagen corporativa, crearse una reputación, un prestigio, etc. A esto contribuyen los periodistas, los sindicatos, las ONG y las organizaciones medioambientales, entre otros. ''

En muchas empresas y corporaciones estos componentes son recogidos en el Manual corporativo o Manual de identidad corporativa, donde se establecen los objetivos que se quieren transmitir con la imagen corporativa, como:

• Especificar la cultura de la corporación. 
• Definir la personalidad corporativa. 
• Crear un sentido de pertenencia a la corporación y liderazgo en el sector.
• Propiciar la creación de nuevos productos y servicios.
• Formar opiniones públicas favorables. 
• Optimizar las comunicaciones. 

1.2. La imagen corporativa a través de la recepción

La percepción que se tiene de una empresa en muchas ocasiones se genera en la primera visita a esta, por lo que debemos ser conscientes de que puede que no haya una segunda oportunidad para causar una buena impresión. 

Es importante tener previsto un espacio adecuado para atender a las personas que lleguen a la empresa y ofrecerles una atención personal de calidad. 

1.2.1 El espacio

El espacio destinado a la recepción en la empresa debe ser agradable, para que las personas que las personas que la visiten se lleven una grata impresión. La primera impresión se queda y siempre se recordará. 

La decoración correcta, la amplitud de espacio, la buena calidad de los materiales, su funcionalidad y limpieza ayudan a generar una imagen positiva de la empresa. 

El visitante debe sentirse orientado, bien entendido y seguro; nunca puede sentirse perdido o desconcentrado.

La imagen de la empresa se inicia al recordar el nombre y el logotipo, por lo que ambos deben estar en lugares visibles. 

1.2.2 La atención personal

Las personas que atienden la recepción  tiene que ser consciente de la importancia de su puesto como relaciones públicas de la empresa. La forma de tratar a las personas que la visitan influye en la actitud que estas tomen hacia esta. 

Para poder realizar un buen trabajo las personas que trabajan en recepción deben conocer:

• La organización interna de la empresa o corporación. 

• Normas, reglas y protocolo de actuación de la empresa o corporación.

• Nombres y cargos de todo el personal.

• Manejo de la centralita telefónica. 

• Números habituales de personas, empresas u organizaciones con las que tiene que contactar.

• Número de las extensiones de los departamentos, secciones o divisiones de la propia organización.

• Manejo de los equipos informáticos u otros para desempeñar sus tareas.

La atención por parte del personal de la corporación debe ser profesional y reflejar la buena disposición necesaria para atender a las personas externas. Es importante reflejar confianza en uno mismo.

Hay que mostrar el mismo interés por todos los visitantes sin prejuzgar su apariencia personal o posición económica, y actuar con diplomacia.  

Normalmente, las personas que atienden en la recepción manejar información sobre los visitantes, y saben con quién se reúnen, cuándo, dónde e incluso por qué. Esto hace que sea primordional mantener la descreción y confidencialidad.

Ofrecer una sincera sonrisa relaja y transmite confianza. Se debe utilizar un tono de voz agradable y articular bien para evitar errores. Mostrar interesal escuchar a los visitantes (escucha activa)

2. Organización del entorno físico del espacio de acogida

Es importante que el espacio de acogida en una empresa se presente organizado. Esto incluye un verdadero desafío para muchas personas.

Así, para organizar un espacio físico se pueden seguir los siguientes pasos:

1.      Dividir el espacio.

2.      Ordenar de lo más fácil a lo más difícil.

3.      Clasificar, suprimir o reorganizar los objetos de una zona hasta terminar.

4.      Seguir con otra zona de más dificultad y repetir los pasos anteriores.

Una vez organizada es hora de mantenerlo todo ordenado, ya que las personas que nos visitan deben llevarse la impresión de que tenemos todo bajo control y sabemos dónde está cada objeto o documento.

Podemos seguir una serie de reglas para conseguir mantener la organización:

·        Si se tiene tiempo, guardar las cosas cuando se termine de usarlas.

·        Si no se dispone de tiempo,  tener una bandeja para depositar objetos o documentos que estén fuera de su lugar para guardarlos con posterioridad. Cuando se tengan unos minutos libre, guardar todo lo que no esté en su lugar.

·        Reservad diez minutos antes de marcharse del trabajo para dejar en su lugar lo depositado en la bandeja y ordenarlo todo para que al día siguiente se empiece a trabajar sabiendo dónde está cada cosa.

·         Depositar en una caja los objetos o publicaciones que no están actualizados o resulten inservibles hasta ser depositados en el área de reciclaje.

La recepción de una empresa debe transmitir comodidad y tranquilidad, para que el visitante se sienta atraído por los productos y/o servicios que se le ofrecen, sin olvidar que es un lugar con muchas facetas, donde se desarrollan múltiples tareas.

2.1. Condiciones ambientales

Condiciones ambientales
Condición	Problema	Solución
Iluminación	Si  es incorrecta, forzamos la vista, lo que da lugar a cansancio y agobio.	A ser posible hay que tener ventanas que aporten luz natural. Se recomienda que la luz de la bombilla sea blanca cálida o neutra y la iluminación del techo esté dirigida oblicuamente al lado opuesto a la mano con que se escribe para evitar sombras.
Climatización	Excesivo calor frío, corrientes de aire o ambiente demasiado seco pueden afectar a los trabajadores y a las vistas	Mantener una temperatura de 20 a 22 ºC y evitar  corrientes de aire dirigidas al cuerpo. Si hay ventanas, ventilar la estancia abriéndolas.
Ruido	Demasiado ruido puede ser el origen de enfermedades como estrés o la pérdida de audición.	Colocar materiales que absorban el ruido o paneles que separen las zonas ruidosas.
Colores	Determinados colores pueden incrementar el estrés	Se recomienda pintar las paredes de colores pastel: amarillo o salmón. El beis o el marrón relajan. El naranja favorece la interactuación y los amarillos la comunicación.
Música	Música muy alta puede convertirse en ruido y puede distraer.	La música suave, no muy perceptible, ayuda a crear un ambiente de armonía y tranquilidad.
Perfumes	Excesivo perfume puede incomodar.	Usar fragancias frescas que huelan a limpio, (en algunas empresas las prohíben par a evitar problemas).

Hay empresas que son identificadas por un olor determinado, pero no es fácil elegir un aroma y acertar; debemos que tener en cuenta lo siguiente:

·         Elegir un aroma que transmita la personalidad de la empresa u organización.

·         Ser acorde con los productos o servicios que se ofrecen. Por ejemplo, ropa deportiva: olores frescos a hierba o cítricos.

·         Pensar en el tipo de público que visita la recepción (jóvenes, ejecutivos, deportistas, etc.).

2.2 Disposición y tipos de materiales auxiliares

Los materiales auxiliares con que cuenta la zona de recepción y sala de espera debe ser de calidad, para que sean duraderos, estables y garanticen la seguridad de las diferentes personas que visiten la empresa.

Los podemos dividir en:

2.2.1. Elementos de información

Muchas empresas en la recepción instalan cuadros o paneles con información sobre planos, organigramas, área, personal y las infraestructuras de la empresa. Hay que asegurarse de que estén sujetos de forma estable para evitar que caigan sobre los visitantes al acercarse o tocarlos. La ubicación de los paneles informativos será cerca de la entrada, fácilmente localizables.

2.2.2. Elementos de accesibilidad

Los  pasillos ya las puertas deben ser accesibles a personas con discapacidad: deben tener las dimensiones apropiadas para permitir desplazamientos en sillas de ruedas.

Si la empresa no está en una planta baja, hay que facilitar el acceso mediante un ascensor o rampa que cuente que cuente con buena señalización.

Es conveniente tener un aseo de las zonas de recepción a sala de espera que esté adaptado para personas con movilidad reducida.

2.2.3. Elementos de evacuación

En la recepción se pueden tener elementos de extinción de incendios, visibles pero que no obstaculicen la circulación de las personas.

Habrá señalizadores para indicar la salida y las escaleras colocadas a una última apropiada para que se puedan ver con facilidad.

Sin las señalizaciones o indicadores son de texto debe contrastar con el fondo.

2.3. Mobiliario

El mobiliario debe ser adecuado al tipo de empresa para que cumpla con las necesidades básicas que requiere el lugar. Hay que tener en cuenta la calidad de los materiales y el diseño, sin olvidar la funcionalidad, porque no deja de ser un centro de trabajo. Lo importante de los muebles de recepción es que sean cómodos tanto para el personal con

 para los visitantes. 

            

2.4. Decoración

En la recepción de una empresa no debe descuidarse la decoración.

En el espacio de cogida se puede poner pequeñas plantas encima de alguna mesa o, si alguna es grande, sin que obstruya el paso.

Es aconsejable colocar alguna pintura o fotografía que sea acorde con la organización y que llame la atención, junto con diplomas, certificaciones y premios recibidos por la empresa. También lo es depositar sobre las mesas de la zona de espera revistas, prensa o algún libro para entretener a las visitas mientras esperen ser atendidos.