Tema 5 Gestión de correspondencia y paquetería

1. Gestión de recepción de la correspondencia y paquetería

Toda organización, con independencia del tamaño y la actividad a la que se dedique, realiza un intercambio de correspondencia con otras organizaciones. En todas las empresas empresas existe una persona o departamento (dependiendo de su tamaño) encargada de la manipulación de la correspondencia que llega a la organización o sale de esta.

1.1 Fases 

El proceso de gestión de la recepción de la correspondencia y paquetería sigue las fases que vamos a ver a continuación.

1.1.1 Recepción y clasificación

La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los servicios de Correos o de empresas especializadas en mensajería. En ocasiones será la propia empresa la que deberá recoger la correspondencia en las oficinas de correos, al tener contratado un apartado de correos. Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o personal que trabaja en ella. Si en destinatario no está identificado de forma inequívoca o los datos de este son insuficientes o erróneos, se separará para intentar realizar una identificación correcta. Una vez recibida la correspondencia o paquetería, el personal procederá a su clasificación dependiendo de si se trata de cartas, telegramas, burofaxes, impresos, facturas, periódicos, revistas o paquetes.

1.1.2 Apertura y selección 

No toda la correspondencia o paquetería que llega a la empresa puede ser abierta poe el personal encargado de ello. Existen algunas cartas o paquetes que solo pueden ser abiertos por la persona a la que va dirigida (salvo que hubiera expresado su autorización o consentimiento para que sea abierta por otra persona). En estos casos suele aparecer en el sobre la indicación de <<confidencial>>, <<personal>>, <<a la atención personal de...>>, u otras expresiones similares. Una ves abierta la correspondencia o paquetería se comprobará que está incluido en el sobre todo el contenido que generalmente está relacionado en un anexo (pedidos, facturas, cheques, etc.) y que aparecen correctos los datos del remitente.

1.1.3 Numeración y registro

A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda. El empleado estampará un sello en cada documento, asignado un número y otros datos, como la fecha de llegada, hora, destinatario, etc. En las empresas no es obligatorio llevar libro para registrar la llegada o envío de correspondencia. En los organismos oficiales, en cambio, es obligatorio registrar todos los documentos que reciben. El registro puede ser físico (mediante libros en papel) o informático (por medio de programas como Excel).

• Datos de entrada: 

- Número: refleja el orden en que ha llegado el documento.

- Fecha de entrada: la fecha en la que se ha registrado.

- Hora de entrada: La hora cuando recibes el documento. 

- Remitente: el nombre de la persona o de la empresa que envía el documento. 

- Clase de envío: carta, paquete, telegrama... 

- Anexo: documento que acompaña al paquete. 

- Asunto: breve explicación del contenido. 

- Departamento de destino: es el departamento al que se va a enviar el documento. 

- Observaciones: Se anota cualquier anomalía o aspecto. 

1.1.4 Distribución

Una vez registradas las correspondencias y paquetería, se han de entregar a los departamentos o personales a las que van dirigidas. 

• Correspondencia urgente
• Documento confidencial o personal. 
• Correo ordinario
• Distribución mediante casilleros
• Distribución mediante casilleros
• Distribución informática de la correspondencia

1.2 Gestión informática de la correspondencia

La informática y las nuevas tecnologías han acabado en muchos casos el procedimiento de la gestión tradicional de la correspondencia que llega a la empresa, pero no así en el caso de la paquetería. 

Cuando llega la correspondencia se clasifica, y la que se puede abrir, por sor correo ordinario, es digitalizada en algunas empresas ( se convierten los documentos de papel en archivos informáticos). Las ventajas digitalización es la preservación de los originales. 

2. Preparación de la correspondencia

Una empresa u organización, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio y la imagen del remitente y de la instrucción o empresa que representa.

El éxito de esta comunicación depende tanto de su apariencia como de su contenido, y por tanto es importante cuidar al detalle el papel, el sobre y el envoltorio que contendrá la comunicación o el paquete que se envía.

2.1 Elaboración de comunicaciones escritas

La correspondencia es un instrumento de comunicación escrita en las relaciones comerciales. De estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.

Las personas que elaboran la comunicación deben presentarse para poder ser identificadas claramente por el destinatario de la correspondencia.

2.2 Firma de comunicaciones escritas 

Una vez elaborado el documento final, hechas las correcciones oportunas, se entrega para su firma.

La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

A veces estampa la rúbrica de su puño y letra sin especificar su nombre su nombre y apellidos, y esta persona figurará en el firmado (de forma abreviada ''Fdo'') con su cargo en la organización.

La correspondencia se presenta, para ser firmada, colocada en una carpeta especial llamada <<portafirmas>>, con separadores en su interior para que cada documento se ubique en un compartimiento.

3. Embalaje y empaquetado de documentación y productos

3.1 Embalaje

Tiene como objeto proteger y conservar su contenido durante el transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, descarga transporte o manipulación.

Existe una gran variedad de productos que cubren las necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía. El seleccionar una u otra vendrá dado por diferentes factores:

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EMBALAJE
Composición	Costes	Política medioambiental
Cada tipo viene fabricado en diferentes calidades y materiales. Es importante adecuar el embalaje al producto a proteger.	El factor económico juega un papel importante a la hora de seleccionar el embalaje. Los nuevos materiales y servicios que se ofrecen aumentan de forma considerable el precio.	Cumplir con las condiciones establecidas en la legislación medioambiental.

3.2 Empaquetado

Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el transporte y manipulación del mismo. 

3.2.1 Empaquetado tradicional

• Se utilizan, básicamente, para los envíos cajas de cartón.
• Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objetivo. 
• Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes. 
• Colocar etiquetas identificaras si fuera necesario. 
• Colocar la documentación a enviar en bolsas porta documentos que quedan pegadas a la caja 

3.2.2. Confección de cajas 

Actualmente , para incentivar la rapidez a la hora de realizar el empaquetado, hay en el cercado una amplia gama de cajas de fácil montaje y variedad de tamaños. La diferencia con la anterior técnica es la incorporación de nuevas materiales que aumentan la protección (aislamientos térmicos,poliestereno,espumas, celulosas moldeadas): con ecológicas; más fáciles de usar; facilitan el acceso del producto y resultan más ligeras.
Los productos se introducen directamente en la caja sin necesidad de protección adicional.

4. Gestión de envío de correspondencia y paquetería

El proceso de gestión del envío de la correspondencia y paqueteria sigue las fases que vamos a ver a continuación. 

4.1. Recogida interna 

Una vez que han sido confeccionados la correspondencia y los paquetes en los distintos departamentos, deben llegar a la recepción para su posterior manipulación y envío por alguno de los siguientes procedimientos:

• Entregar a la persona encargada de distribuir la correspondencia en el momento de efectuar la entrada. 
• Efectuar una orden de recogida a la persona encargada del reparto y recogida de la correspondencia y paquetería. 
• Depositar en la recepción de la empresa la correspondencia y paquetes que deben ser enviados por una persona de cada departamento o división. 

4.2. Inspección y clasificación

Al recibir la correspondencia y paquetería se debe comprobar que cumplan una serie de condiciones:

• Los documentos deben estar firmados por la persona encargada.
• Se adjuntaron los documentos que aparecen en el anexo. 
• Los datos del destinatario están impresos en el sobre o envoltorio de forma visible y legible. 
• Se debe especificar el tipo de envío (ordinario, urgente, certificado, acuse de recibo, etc.).

Una vez comprobado que los envíos cumplen los requisitos anteriores, se debe proceder a su clasificación para diferenciar el medio de envío. 

Las empresas utilizan distintos medios de envío, dependiendo de la urgencia, el coste etc.: así se utilizan los servicios de mensajería privadas y los servicios de correos. 

4.3 Registro de envío

Es similar al registro de entrada, y la orden se establece por la fecha de salida. El objetivo es saber cuándo se produjo el envío de  la correspondencia y quien es el responsable de esta. 

• Datos de salida: 

- Número: refleja el orden en que se ha enviado el documento desde la empresa. 

-Fecha: la fecha en la que se ha registrado.

-Hora:Para que conste el momento exacto en que se ha salido de la empresa. 

-Destinatario: nombre de la persona, empresa u organización al que se envía la correspondencia. 

• Clase de envío: carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc.
• Anexo: documento que acompaña al envío (pedidos, facturas, cheques...).
• Asunto: breve descripción del contenido.
• Dept. origen: donde se ha generado el documento o paquete.
• Observaciones: se anotará cualquier aspecto que sea importante. 

4.4. Plegado y ensobrado 

Una vez que se hayan registrado los documentos, se deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondientes para su envío.

La dirección del destinatario del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas:

• Etiquetas adhesivas: en las que previamente se ha impreso la dirección. 
• Sobres de ventanilla: que dejan ver la dirección.
• Impresión directa: por medios informáticos.
• Anotación a mano: de la dirección correspondiente. 

Al plegar los documentos se han de tener los siguientes cuidados:

• En los sobres de ventanilla el nombre del destinatario ha de ser visible.
• Cuando pegan etiquetas hay que comprobar que coinciden con el documento.
• Si el documento adjunta anexos hay que comprobar que están incluidos en el sobre. 

4.5. Franqueo y expedición 

Franquear es pagar un objeto que se remite por correos. El importe dependerá del peso y den envío que se hace. 

Formas de realizar el franqueo en el servicio de correos.

• Mediante la adquisición de sellos.
• Sobres franqueados.
• Franqueo pagado.
• Franqueo en destino.
• Franqueo mediante máquinas flanqueadoras. 

5. Registro de faxes y correos electrónicos

Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de correos o empresas de mensajería, sino a través de otros medios como el fax o el correo electrónico.

Por ello, es preciso contar con un registro de estas comunicaciones que llegan por medios telemáticos. 

5.1. Registro de faxes

Los faxes se registran asignándoles un número según llegan, al igual que se hace con la correspondencia. No todas las empres numeran los de salida, aun que es aconsejable si se envían mucho cada día.

5.2. Registro de correos electrónicos 

Por el correo electrónico lega mucha información a las empresas, y por eso se debe clasificar los correos que se consideren importantes y eliminar todos los correos que no se consideren útiles o necesarios.

6. Normativa legal de seguridad y confidencialidad

La Unión Europea emitió la Directiva Europea 97/66, de 15 de diciembre de 1997, con respecto al sector de la correspondencia, y obliga a los Estados miembros a garantizar por ley la confidencialidad en las comunicaciones y telecomunicaciones.

4. Archivos informáticos y documentos básicos en la empresa

1. Archivos en soportes diferentes al papel 

Conseguir una oficina sin acumulación de apeles es una tendencia actual, pero resulta dificil or la obligación legal de guardar gran cantidad de documentos originales en papel dirante largo tiempo.

Muchas empresas, para ahorrar tiempo en la gestión de los archvos y espacio, utilizan sistemas de microfilmación o digitalización de documentos.

1.1 Microfilmación

Es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en una elícula de alta resolución. Es un sistema de archivo, gestión y difusión de la documentación cuyo objetivo es obtener una reproducción exacta de los documentos sobre un soporte fotografiado.

El microfilm permite almacenar, en poco espacio, muchos documentos, y su duración, en condiciones óptimas de conservación, uede llegar a los quinientos años. Es posible que los documentos microilmados sean imprimidos, proyectados o escaneados.

Este sistema ermite que los documentoas originales no sean manipulados físicamente, y así se avita su destrucción, pérdida o deterioro por el uso.

Se necesita un equipo técnico especifico tanto para la microfilmación como para el visionado del microfilm o microfichas.

1.2 Digitalización 

Consiste en convertir los documeptos de papel en imágenes utilizando la tecnología del escaneado. Un documento de papel se convierte en otro electrónico. La imagen digital es almacenada junto a datos que son referenciados en una base de datos.

Los documentos digitalizados en archivos se puedesn conservar en cualquier lugar del mundo medianto redes informáticos o internet.

2.  Archivos informáticos

Los archvos informáticos son el conjunto origanizado de documentos producidos o recibidos y guardados por una organización o ersona en el desarollo de su actividad a través de medios electrónicos. Su acceso se realiza mediante un ordenador o dispositivo similar.

Desde la cración y puesta en funcionamiento de la firma electrónica, mucha empresas y particulares tramitan la documentación a través de internet, ya que con ella se autentifica los documentos y trámites a trvés de la red. Hoy en día se puede gestionar y presentar declaraciones de impuestos a través de la Sede electónica de la Agencia Tributaria y realizar trámites obligatorios ante la Segunda Social a trevés del sistema RED ( Remisión Electrónca de Documentos).

Los archivos informáticos presentan las siguientes ventajas:

• Almacenar y actualizar grandes cantidades de información en poco espacio.
• Posibilitar múltiples opciones de búsqueda de información.
• Permitir variadas formas de presentación y la edición de los documentos.
• Suponer un ahorro y reducción del consumo de papel.

En los epígrafes siguientes veremos cómo crear, gestionario, ordenar y eliminar información de un archivo informático. 

2.1 Archivo, fichero o documento

El archivo o fichero es un conjunto de bits que guardan datos de diferente tipo (texto, hoja de cálculo, presentación...) y son almacenados en un depositivos. Se identifica or su nombre (por ejemlo, un archivo de texto: Facturas.doc). 

Al solicitar al sistema oerativo datos sobre un archivo podemos obtener: su nombre, tipo, tamaño, fecha de creación, fecha de última modificación, etc.

Como veremos en la siguiente imagen, si seleccionamos el archivo y pulsamos el botón secundario de ratón podemos ver sus propiedades generales. En la parte inferior de la pantalla también aparecerán datos sobre el archivo.

2.2 Carpeta 

Es el contenido virtual donde se guardan los programas y archivos en la unidad de almacenamiento de ordenador. Se puede guardar en diferentes lugares.

A cada carpeta se le asignará un nombre único en su lugar de almacenamiento, pero pueden existir carpetas con el mismo nombre en diferentes lugares.

Vemos como ejemplo la carpeta EMPRESAS 2015, que contiene otras carpetas y archivos diferentes tipos(accesos directos, aplicaciones, imágenes, documentos de World y Acceso).

2.3 Operaciones con archivos y carpetas 

Tanto con los archivos como con las carpetas se puede realizar una serie de acciones, bien con el teclado, la barra de tareas o el ratón.

Como vemos en las siguiente imagen, si seleccionamos la carpeta y pulsamos el botón derecho de ratón nos aparecen las operaciones que se pueden realizar sobre ella.

2.4 La papelera de reciclaje

Espacio reservado en el disco para eliminar los archivos o carpetas que no se deseen.

Si se quiere volver a recuperar la información, la papelera de reciclaje posee la opción de Restaurar, o si lo que se desea es borrarla totalmente del equipo se elegirá la opción Vaciar papelera de reciclaje. El sistema solicitará en este último caso confirmar la acción, para evitar  borrados involuntarios o erróneos.

3. Bases de datos 

Las empresas, para gestionar la gran cantidad de información que manejan, utilizan las nuevas tecnologías, y en concreto aplicaciones básicas de ofimática, como bases de datos.

Las bases de datos ayudan a organizar, clasificar y acceder a las información almacenada sobre un tema concreto.

3.1 Definición y estructura

Las bases de datos son programas informáticos que almacenan un conjunto de datos relacionados entre sí. El ordenador, posteriormente o la información deseada, de forma rápida, eficaz estructurada.
La base de datos están formadas por varios ficheros; un ichero está formado por varios registros: y un registro esta formado por varios campos.

Si se relacionan los conceptos de la base de datos con un archivo en papel o tradicional tenemos las siguientes aquivalencias:

3.2 Funcionamiento

En los archivos de base de datos se puede administrar toda la información y al actualizar un dato se actualiza en toos los lugares donde aparecen.

En las bases de datos dse pueden utilizar:

• Tablas: se almacenan los datos en filas (registro) y columnas (campos), similares a una hoja de cálculo.

• Consultas: se realizan para buscaary recuperar los datos que se desea. Sirve para seleccionar registros de varias tablas que cumplan unas determinantes condiciones o criterios. Se pueden establecer filtros para obtener solo determinados registros. En las consultasse pueden visualizar los registros seleccionados, ñadir datos, sustituir datos, atc. 

• Formularios o pantallas de entrada de datos: se usan para ver, agregar y actualizar datos de las tablas. Proporcionan un formato fácil para trabajar con bases de datos. 

• Informes: se utilizan para resumir y presentar los datos de las tablas o imprimir con datos de las consultas con un diseño especifico. 

• Marcos: son acciones que se realizan al pulsar una tecla determinada y que ha sido predefinida con anterioridad por el gestor de la base de datos que personaliza el sistema.

• Módulos: son instrucciones, procedimientos u objetos que sirven para aumentar las funcionalidad de la base de datos. Se escriben en Visual Basic, que es un lenguaje de programación. 

3.3 Ventajas 

Las ventajas más destacables son las siguientes:

• Disponer de gran cantidad de información en poco espacio.
• Tener los datos centralzados y estructurados.
• Poder acceder a la información de forma rápida y precisa. 
• Realizar múltiples tareas con poco esfuerzo.
• Multiplicar la capacidad de análisis con tablas relacionadas.
• Ser seguras.
• Obtener exactitud en los datos. 

4. Documentos básicos en operaciones de compraventa 

Toda actividad comercial exige organización y la utilización de una gran cantiad y variedad de documentos, tanto en formato papel como en soporte electrónico.

Los documentos básicos en las operaciones de compra y venta son los que detallan a continuación - aunque cada empresa puede generar- los en un formato distinto, adaptado a su actividad o sus necesidades, dependiendo de si la gestión está informatizada o no-.

4.1 Antes de efectuar la orden de pedido

Se deben consultar documentos auxiliares que crea la empresa y creciorarse de que las cantidades y productos silicitados son en realidad lo que se necesitan en ese momento.

Los documentos auxiliares pueden estar informatizados en bases de datos.

4.2 El impreso de pedido ç

Es normal que la nota de pedido sea un documento impreso y diseñado por el comprador o el vendedor, de sus necesiades. En cualquier caso deberá contener al menos los datos.

4.3 Para verificar un pedido recibido 

FECHA DE PRODUCTO: Descripción del producto. Precios de ventas anteriores. Stock del producto. Condiciones habituales de ventaja.

HICHA DE ALMACÉN: Existencias disponibles del producto.

TARIFA DE PRECIOS: Relación de precios para cada temporada.

FICHA DEL CLIENTE: Identificación del cliente. Condiciones habituales de venta.



4.4 El imreso de albrán o nota de entrega 

Como ocurría con el impresode pedido, no existen requisitos regulados or ninguna normativa, y cada empresa lo adapta a las necesidades de su negocio ( tamaño, tipología de productos...).

Los datos deben coincidir con los del pedido:

4.5 La factura 

Las facturas deben incluir los siguientes datos:

• Número y serie de la factura (1).
• Nombre, apellidos o razón social, NIF tanto del comprador como del vendedor (2) (3) . 
• Fecha de su exedición (4) . 
• Domicilio completo tanto del obligado a expedir facutra como del destinatorio. 
• Descripción de la operación (5) . 
• Tipo impostivo del IVA aplicado en la factura (4% 10% o 21% ) (6) .
• Cuota tributaria: cantidad del IVA repercutido que aparece en la factura (7) .
• Total factura (8) . 
• Forma de pago y envío (9). Datos optativos.

5. Documentos relacionados con la administración 

5.1 Documentos de los ciudadanos ante la administración 

Tanto las personas como las empresas necesitamos tramitar documentos ante las distintas administraciones (nacional, autonómica, local...).

Al presentar un docuemnto ante la Administración, este debe registraciones con un número de entrada y la fecha.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones a las administraciones públicas se pueden presentar:

• Ante el órgano de la administración al que vayan dirigidos.
• En el registro de cualquier órgano de la Administración estatal, autonómica o local si esta última tiene suscrito el convenio oportuno. 
• En las oficinas de correos. 

En algunas administraciones se pueden presentar documentos por vía telemática (registros telemáticos). 

Es importante respetar los plazos de presentación para que los documentos surtan los efectos oportunos. Se debe solicitar copia de la documentación entregada con la fecha de entrega o resguardo acreditaditativo. 

Las administraciones disponen de impresos diseñados para facilitar la comunicación con los administrados que deben rellenarse de forma que resulte legible (preferiblemente en mayúsculas), cumplimentando toos los apartados y aportando los documentos que se especifiquen. Los impresos suelen llevar instrucciones para su cumplimentación al dorso. 

Si los documentos tienen varias copias se indica cúal es para la administación, para el interesado y para entidad colaborada si existiera (a veces debemos ingresar una cantidad a través de un  banco o entidad financiera). 

Los impresos de la Administaciones públicas son facilitados en las ventanillas de atención al público o se pueden descargar a través de sus páginas web. 

5.2 Documentos admnistrativos

Se pueden definir los documentos administrativos como aquellos que dejan constancia de una actuación de la Adminitración, bien frente a otros órganos de la prepia Administración o frente terceros: ciudadanos o empresas.

Las funciones que cumplen son las siguientes:

• Instrumento de constatación que permite comprobar el desarollo de una actuación o acto administrativo. 
• Medio de comunicación de los actos de la Administración ante unidades de las Adminitración (notas interiores) o ante terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas físicas. 

Las características son las siguientes: 

• Son emitidos por órgano administrativo. Que excluidos todos los documentos creados por los interesados (las denuncias, las solicitudes, las alegraciones, los recursos y reclamaciones). 
• Se interrrelacionan con otros documentos para formas un expediente administrativo.
• Produce efectos, ciempre, frente a tercetos o la propia Administración. 
• Su emisión es váñida cuando cumple con una serie de requisitos de forma y contenido. 
• Poseen una redaciión formal concisa, clara y breve, rigurosa en su terminología, ordenada con párrafos breves y texto cohesionado. 

El soporte en que se realice debe garantizar: 

• La autenticidad. 
• La integridad 
• Su conservación.

Elementos básicos que debe contener:

• Escudo oficial. 
• Espacio destinado para el número de registro de salida. 
• Referencia del departamento emisor. 
• Remitente 
• Destinatario 
• Lugar y fecha de emisión
• Firma 
• Visto bueno del superior jerárquico. 
• Sello 
• Papel normalizado
• Formato normalizado 

6 Libros registro de facturas expedidas y recibidas 

El impuesto sobre valor añadido (IVA) es un impuesto que se debe reflejar en las facturas. Se establece una serie de requisitos para el control de las liquidaciones que se debe efectuar periódicamente con la Agencia Tributaria.

El Reglamento del IVA (art. 62 y siguientes) establece que los empresarios y profesionales u otros sujetos pasivos del IVA deberán llevar, con carácter general y en los términos dispuestos por este reglamento, una serie de libros entre los que se encuentran los libros registro de facturas expedidas y recibidas. 

Los libros han de cumplir las siguientes normas:

• Ser claros.
• Ser exactos.
• Estar cumplimentados por fechas.
• Carecer de espacios en blanco, interpolaciones y tachaduras. Los errores y omisiones se deberán corregir inmediatamente una vez detectados. 

Las anotaciones se pondrán realizar con programas informáticos y con hojas separadas que se numerarán y se encuadernarán para formar libros. Las anotaciones se efectuarán en los plazos legales para la declaración del IVA. 

Las empresas con varios establecimientos pueden llevar libros separados para cada uno de ellos, pero habrá que hacer asientos resúmenes y trasladarnos a los correspondientes libros de registro generales.

6.1 Libro registro de facturas expedidas

Es obligatorio que empresarios y profesionales lleven y conserven un libro registro de facturas y documentos sustitutivos de rectificación que hayan expedido, donde harán contar:

• Número y serie (si la hubiera) de la factura o documento sustitutivo. 
• Fecha de expedición y fecha de operación ( se ha podido vender en mayo y la factura tener la fecha de junio)
• Datos identificativos del destinatario. 
• Base imponible, tipo impositivo (% IVA) y cuota tributaria (base imponible por tipo impositivo). 

Cuando en una misma factura existen tipos de IVA diferentes se pondrán en lineas separadas correlativamente, porque no se pueden sumar las bases imponibles ni las cuotas con tipos de IVA diferentes. 

Si se han cometido errores y se tienen que hacer facturas de rectificación, se anotarán con distinta numeración y de forma separada a las anteriores. 

LIBRO DE FACTURAS EXPEDIDAS

Nº  de factura

Fecha de expedición

Fecha de operaciones

Destinatario

NIF del destinatario

Base imponible

Tipo IVA

Cuota IVA

Tipo RE

Cuota RE

Total

189

15.01.20xx

10.01.20xx

Industrias Angostas S.A

A-39123456

24691,23

21 %

5185,23

29867,82

190

18.01.20xx

14.01.20xx

Amalio Roca Seca

1455344W

1854,25

21 %

389,39

5,2%

74,17

2317,81

6.2 Libro registro de facturas recibidas

A efectos del IVA, los empresarios y profesionales deberán numerar correlativamente todas las facturas recibidas y los documentos de aduanas correspondientes a la importación de bienes y servicios recibidos. Estos documentos serán anotados en un libro registro de facturas recibidas donde se hará contar:

• Número de recepción, fecha de expedición y fecha de la operación.
• Datos identificativos del expedidor de la factura y su NIF. 
• Base imponible, tipo tributario y cuota de IVA soportada. 

7. Documentos básicos en operaciones de personal 

7.1 Órdenes de trabajo

Documentos y órdenes de carácter interno que utiliza la empresa como sistema para determinar con detalle el trabajo concreto a realizar durante una jornada laboral.

• Este tipo de documentos no se encuentran normalizados y cada empresario lo adapta a sus necesidades. Así, podemos encontrar partes muy detallados y elaborados y otros con poca información. Los contenidos más habituales son: