Tema: 1 LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

1. LA EMPRESA
Organización en la que una persona o grupo de personas desarrollan determinadas actividades, a partir de la combinación y coordinación de diferentes factores de producción, para alcanzar los objetivos planificados y producir y/o distribuir bienes y/o servicios, con fines lucrativos, que pone a disposición del público.

La empresa desempeña importante papel en la economía actual. Su función principal consiste en la producción de bienes y servicios, aunque también cumple con otras funciones y objetivos.

2. LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Toda actividad humana tiene que estar organizada para conseguir un fin.

En el ámbito empresarial, podemos definir la organización como la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa, y las actividades necesarias para lograr sus objetivos planteados y distribuirlos en el tiempo.

Para que la organización sea eficiente será necesario:

•  Identificar y clasificar las actividades que se deben realizar. 
• Agrupar las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos siguiendo un criterio común.
• Asignar a cada grupo de actividades un administrador para su control. 
• Estimular la coordinación horizontal (aquella que se da en el mismo nivel jerárquico) y vertical (se da desde niveles altos de jerarquía hasta otros inferiores y viceversa) de la estructura jerárquica de la empresa. 

3. LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS EMPRESARIALES
Las tareas administrativas no son privativas de la alta dirección, sino que se reparten por toda la jerarquía de la empresa.

Los bloques de funciones administrativas que se van a explicar a continuación se dan siempre en cualquier empresa, con independencia del tamaño y la complejidad o simplicidad de esta.

A cada función le corresponden capacidades específicas que deben poseer las personas que las vayan a desempeñar.

6.Operatoria de teclados (||)

1. Colocación de las manos en un teclado
El uso de una buena técnica mecanográfica permite elaborar documentos de forma rápida y eficaz. Para conseguir velocidad y precisión en el mecanografiado de documentos, es imprescindibles conseguir una técnica correcta. Para ello resulta necesario conocer las funciones de cada una de las teclas en un teclado.

2. Transcripción de texto  
En la mayo parte del trabajo administrativo que se realiza, se hace uso de un equipo informático. Por esta razón, aumentar la velocidad de escritura es una forma de mejorar la eficacia en la utilización de aplicaciones informáticas.

2.1. novoTyping
Es una aplicación de mecanografía destinada a formar a los usuarios en el uso correcto del teclado. Con ella se aprenderá a mecanografiar utilizando todos los dedos son necesidad de mirar al teclado para encontrar las teclas correctas.

2.2. Técnicas de velocidad y precisión en textos
La velocidad y la precisión al escribir en un teclado es el resultado del desarrollo de una técnica mecanográfica seguida con precisión y constancia, manteniendo un ritmo natural al pulsar las teclas.

2.3. Técnicas de corrección de errores
Los errores más comunes cometido al transcribir textos suelen ser de dos tipos:

• Errores basados en malos hábitos de aprendizaje: 

- Levantar todos los de dos de una mano para pulsar una tecla.

- Utilizar de forma inapropiada la barra de espaciador. 

- Pulsar la tecla con el dedo equivocado. 

- Mirar al teclado. 

- Corregir errores. 

3. Recomendaciones para conseguir una buena velocidad en mecanografía

Conseguir una buena velocidad en la práctica de la mecanografía no es muy difícil, únicamente se deben recordar y seguir con atención los siguientes consejos: 

• No mirar al teclado.
• Practicar todos los días.
• Colocar bien los dedos encima de las teclas y no levantar todos para pulsar una tecla.
• No pretender escribir tan rápido como se piensa. 
• Concentrarse en la precisión. 
• Utilizar una postura correcta.
• Respetar el orden lógico de las lecciones. 

4. Organización y mantenimiento del puesto de trabajo con equipos informáticos

Para alcanzar un grado de satisfacción en el trabajo realizado, la meracapacidad intelectual o destreza técnica no son suficientes y es necesaria también una adecuada organización de tareas y de la zona de trabajo. Asimismo, es necesario que se apliquen criterios de actuación profesional que permitan la integración y cooperación de trabajo y el manojo adecuado del tiempo. 

La organización de cualquier puesto de trabajo contempla distintas fases para establecer una disposición adecuada de cada uno de los elementos que lo componen. 

4.1. Planificar el proceso de grabación de datos

En esta fase de la organización, se establece la influencia, en el trabajo con equipos informáticos, de los diferentes elementos del espacio de trabajo, como la sala y su acondicionamiento, así como los materiales o herramientas utilizados en el proceso.

4.1.1. Herramientas utilizadas en el proceso de grabación de datos

Entre los materiales que el usuario de un equipo informático utiliza para el desarrollo de la actividad, estudiados en su mayoría de forma detallada en otras unidades este curso, podemos hacer una distribución entre:

• Herramientas informáticas
• Herramientas físicas

4.1.2 Actividades que se deben realizar
Un punto fundamental en la actividad de grabación de datos, como en cualquier que deba realizarse, es organizar el trabajo, y para eso es necesario:

• Planificar las tareas.
• Programar las tareas.

4.2. Organización del tiempo de actividad, área de trabajo y documentos que grabar

Es de vital importancia el saber organizar y planificar de forma previa las tareas que debe realizar el usuario de un equipo informático, y realizar las en los tipos que han sido asignados para poder finalizarlas de forma eficaz.

4.2.1 Planificación del tiempo

Otro aspecto que debe tenerse en cuenta a la hora de evaluar la carga de trabajo y el rendimiento del usuario de equipos informáticos es el factor tiempo.  Hay tareas simples que se realizan en pocos minutos, mientras que la realización de otras requiere de varias horas.

4.2.2 Pérdida de tiempo

Para aprovechar el tiempo, es importante conocer en qué situaciones lo desperdiciamos. Estas son conocidas como <<ladrones del tiempo>>. Es bastante difícil eliminarlas por completo, en ocasiones no dependen directamente de nosotros, pero sí reducir estas situaciones para mejorar la productividad. 

4.3. Programación de la actividad de grabación de datos

Antes de comenzar a realizar las tareas programadas para el día, es necesario que tengamos adquirida una serie de hábitos que más tarde nos faciliten el desarrollo de la actividad que se va a efectuar. Entre ellos podemos destacar los que veremos a continuación.

4.3.1 Organización del entorno físico del área de trabajo
El área de trabajo inmediata es el escritorio. Este debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que se realizara allí y la frecuencia con la que se lleva a cabo la actividad.

Cuando una zona de trabajo se encuentra limpia ordenada, la cantidad de concentración aumenta y se trabaja se una forma más eficiente.

5. Confidencialidad de la información 

Todas las empresas, sin tener en cuenta su tamaño, tipo o volumen de negocio, conocen la importancia que supone mantener políticas de confidencialidad y seguridad de los datos contenidos en ficheros que se encuentran en su organización.

5.1. Disponibilidad de los datos 

Los datos de carácter personal solo pueden utilizarse cuando la persona afectada da su consentimiento, y solo para fines directamente relacionados con las razones por las que fueron recogidos. 

Las empresas utilizan distintas medidas para restringir el acceso de los datos desde el ámbito interno, de forma que solo podrán acceder aquellos empleados que se encuentran autorizados a ello.

5.2. Procedimiento sancionador
El acceso o la utilización indebida a estos datos personales es sancionable según establece la Ley de protección de datos.
Las cuantías de las sanciones son impuestas por la propia ley, establecido una graduación según el tipo de sanción que se considere.

• Sanciones leves.
• Sanciones graves.
• Sanciones muy graves. 

T10 Libros auxiliares

1. Los libros auxiliares de tesorería

Hemos visto cómo las empresas y los particulares emplean, en las operaciones de compraventa, diversos medios e instrumentos para pagar el precio de los bienes y servicios que  adquieren.


Si poseen dinero en efectivo podrán satisfacer el pago al contado mediante dinero en metálico, cheque, transferencia , etc. Si la empresa o particular no dispone de liquidez suficiente o prefiere reservar el efectivo disponible para otra operación, recurrirá a alguno de los instrumentos de pago a crédito estudiados en la unidad 9. Recuerda que está prohibido realizar pagos en efectivo a partir de 2500 euros cuando una de las partes intervinientes sea un empresario o profesional..

El dinero que las empresas mantienen en efectivo se denomina tesorería y esta compuesto por los fondos conservador en la caja y por los depósitos bancarios, como cuentas corrientes y de ahorro de los que la empresa es titular en alguna entidad bancaria.

2. Libro auxiliar de caja

2.1. La caja chica 

El lugar donde se guarda el dinero en efectivo de una empresa se denomina caja, caja chica o caja menor. Normalmente se trata de una caja de caudales que se custodia en un armario que posee algún tipo de medida de seguridad para evitar robos.

2.2. Cumplimentación del libro de caja 

El documento en el que se registran contable mente, al menos una vez al mes y por orden cronológico, los ingresos y egreso producidos en la caja y el efectivo disponible se llama libro de caja. Cada empresa lo adapta a sus necesidades; en él además se refleja el concepto o motivo de cada operación. El saldo resultante es el efectivo disponible y se origina por la diferencia entre los cobros y los pagos.
                         
2.3. Arqueo de caja                                                                                                                                   
Para detectar posibles errores, el tesorero tiene la obligación de efectuar periódicamente arqueos de caja, que consisten en verificar que el saldo disponible que refleja el libro de caja en un momento determinado se corresponde con el que se encuentra físicamente.

• En primer lugar se comprueba que todos los movimientos del periodo que se va a analizar tienen soporte documental; para ello se cotejan los documentos (tiques, recibos, comprobantes o vales de caja), con los movimientos reflejados en el libro de caja. 
• El segundo paso consiste en realizar un recuento físico del dinero en efectivo depositado en la caja.

3. Libro auxiliar de bancos

3.1. Las cuentas bancarias a la vista 

Las empresas y particulares poseen cuentas corrientes o libretas de ahorro con depósitos de efectivo que están disponibles de forma inmediata, es decir que pueden utilizarlos en cualquier momento para realizar pagos.

Mantener una cuenta corriente conlleva sus ventajas:

• Es más seguro depositar el dinero en un banco que en la caja de la empresa. 

• El titular de una cuenta bancaria tiene acceso a ciertos productos y servicios bancarios, como la realización de transferencia... 

• La cuenta bancaria está asociada a otros productos como seguros, fondos de inversión o planes de pensiones o de ahorro.

• La cuenta bancaria proporciona un interés, que es la remuneración que la entidad bancaria ofrece por mantener un saldo positivo. 

Los inconvenientes de las cuentas bancarias están relacionados con el coste que conllevan. 

• Las entidades bancarias cobran comisiones y gastos por la administración. 

• El interés de una cuenta a la vista es muy escaso y a veces nulo. 

3.2. Registro de operaciones en el libro de bancos

De la misma manera que el libro de caja se registran los movimientos de entrada y salida de efectivo en caja, el libro de bancos registrará para la contabilidad de la empresa las operaciones realizadas en cada cuenta bancaria con el objetivo de comprobar que no se han realizado cargos o abonos en cuenta de forma indebida. 

3.3. Conciliación bancaria

La conciliación bancaria en una tarea que consiste en comparar las notaciones realizadas en el libro de bancos con el extracto mensual que la entidad bancaria envía a la empresa.

Es normal que el libro de bancos no coincida con el extracto bancario.
Las causas son diversas: por ejemplo un cliente ha realizado una transferencia a nuestro favor que ya está reflejada en el libro de bancos, pero el banco aún no la ha hecho efectiva en la cuenta, o se ha realizado un pago mediante cheque y el tenedor aún no ha presentado al cobro.

4. Confidencialidad en las operaciones de tesorería

El departamento de tesorería es uno de los más delicados de la empresa, ya que maneja información muy sensible que debe preservarse ante la amenaza de hurtos y desfalcos, y por ello debe estar formado por personal de responsabilidad reconocida y discreción absoluta.

Para preservar la información sensible se establecen una serie de medidas de seguridad y confidencialidad, como por ejemplo:

• Los empleados de tesorería firman cláusulas de confidencialidad en sus contratos laborales que obligan a guardar secreto de la información sensible que manejan incluso una vez terminada la relación laboral.

• Se realizan arqueos de caja también se realizan por personal ajeno al departamento de tesorería. 

• Las conciliaciones bancarias también se realizan por personal ajeno al departamento de tesorería.

• Para evitar tentaciones, muchas empresas obligan a que los cheques deben ser firmados por dos empleados para que puedan ser presentados al cobro. 

• Periódicamente, al menos una vez al año, la auditoria interna de la empresa realizará los controles necesarios que aseguren la veracidad de la información registrada en los libros auxiliares. 

6. Control del almacén de material de oficina

1. Materiales y equipos de oficina

1.1. Descomposición

En una oficina nos podemos encontrar gran cantidad de utensilios, instrumentos o herramientas muy diversos, que engloban desde un simple bolígrafo hasta una fotocopiadora multiplicación. Decimos que son equipos de oficina todo los aparatos y máquinas de oficina que se utilizan para facilitar las tareas de personal administrativo que trabaja en ella.

1.2. Material fungible y no fungible

Cualquier material o aparato con el uso va gastándose, determinándose o <<haciéndose viejo>>, hasta que ya no se puede usar más.

Materiales fungibles: son los que se desgastan con el uso como: grapas, folios DIN-A4, marcadores fluorescentes...

Materiales no fungibles: son los que no se pueden desgastar como: tijeras, calculadoras de mesa.

1.3. Equipo de oficina más comunes

Los equipos de oficina son todos aquellos aparatos y máquinas que el personal utiliza para realizar las tareas propias de su trabajo.

Podemos clasificar los equipos de oficina en equipos para el proceso de la información y la comunicación y mobiliario. 

1.3.1. Equipos para el proceso de la información y la comunicación

Son equipos para el proceso de la información los ordenadores y demás conjuntos electrónicos que permiten tratar y presentar la información que se maneja en una oficina de forma adecuada. Ente los más destacados podemos encontrar:

• Ordenadores
• Impresoras
• Fotocopiadoras
• Escáneres
• Teléfonos
• Aparatos multifunción

1.3.2. Mobiliario

El mobiliario de una oficina debe permitir un rápido acceso a los documentos que se manejen, sin descuidar su seguridad y confidencialidad.

Las mesas se denominan operativas cuando forman parte de un puesto de trabajo. Las dimensiones de las mesas de trabajo deben favorecer la ergonomía: Por ejemplo su altura debe oscilar entre 70 y 75 cm, el ancho no debe se inferior a 130 cm, por ultimo la profundidad de la mesa suele ser de unos 90 cm de profundidad.

Las sillas de oficina que más se deberían utilizar son las sillas ergonómicas, porque están diseñadas para evitar problemas de salud.

2. Procedimientos administrativos de aprovisionamiento de material de oficina

2.1. La función de aprovisionamiento

El término aprovisionamiento hace referencia a la adquisición, gestión y control de los bienes materiales.

• Adquisición de las mercancías que las empresas utilizan para elaborar o comercializar bienes y servicios. En esta operación se requiere de una perfecta coordinación con el departamento de compras, que debe encontrar en el mercado de proveedores adecuada a un precio razonable. 

• Almacenamiento de las existencias de productos que las empresas guardan a la espera de ser incorporados bien al proceso productivo en el caso de empresas fabriles o transformadoras de bienes, bien al proceso comercial en el caso de empresas comerciales. 

• Control de costes asociados a las dos operaciones. Tanto la adquisición de mercancías como el almacenamiento del stock del almacén. 

2.2. El almacén 

Un almacén es un espacio que las empresas utilizan para guardar y conservar en perfectas condiciones de calidad y seguridad los materiales y productos que prevé utilizar en su actividad.

En las empresas fabriles las existencias o stock que van a ser incorporados a un proceso de producción reciben el nombre de materiales primas, y el almacén que se utiliza se denomina almacén de aprovisionamiento. 

Las existencias que ya han pasado por el proceso de producción y están esperando ser comercializados reciben el nombre de productos terminados, y el almacén donde se ubican se llama almacén de productos terminados. 

En las empresas comerciales las existencias almacenadas reciben el nombre de mercaderías. 

Todas las empresas deben recontar, al menos una vez al año, los materiales y existencias que tienen almacenadas, y esta labor se realiza mediante la confección de inventarios. 

2.2.1. Documentos

Para la gestión del almacén y de materiales almacenados se utiliza un conjunto de documentos que reflejan un flujo de materiales que se produce en el interior de la empresa.

2.3 La hoja de cálculo en la gestión de almacén

Las hojas de cálculo son herramientas informáticas que permiten las gestión del almacén de forma cómoda y accesible.