Tema 5 Gestión de correspondencia y paquetería

1. Gestión de recepción de la correspondencia y paquetería

Toda organización, con independencia del tamaño y la actividad a la que se dedique, realiza un intercambio de correspondencia con otras organizaciones. En todas las empresas empresas existe una persona o departamento (dependiendo de su tamaño) encargada de la manipulación de la correspondencia que llega a la organización o sale de esta.

1.1 Fases 

El proceso de gestión de la recepción de la correspondencia y paquetería sigue las fases que vamos a ver a continuación.

1.1.1 Recepción y clasificación

La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los servicios de Correos o de empresas especializadas en mensajería. En ocasiones será la propia empresa la que deberá recoger la correspondencia en las oficinas de correos, al tener contratado un apartado de correos. Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o personal que trabaja en ella. Si en destinatario no está identificado de forma inequívoca o los datos de este son insuficientes o erróneos, se separará para intentar realizar una identificación correcta. Una vez recibida la correspondencia o paquetería, el personal procederá a su clasificación dependiendo de si se trata de cartas, telegramas, burofaxes, impresos, facturas, periódicos, revistas o paquetes.

1.1.2 Apertura y selección 

No toda la correspondencia o paquetería que llega a la empresa puede ser abierta poe el personal encargado de ello. Existen algunas cartas o paquetes que solo pueden ser abiertos por la persona a la que va dirigida (salvo que hubiera expresado su autorización o consentimiento para que sea abierta por otra persona). En estos casos suele aparecer en el sobre la indicación de <<confidencial>>, <<personal>>, <<a la atención personal de...>>, u otras expresiones similares. Una ves abierta la correspondencia o paquetería se comprobará que está incluido en el sobre todo el contenido que generalmente está relacionado en un anexo (pedidos, facturas, cheques, etc.) y que aparecen correctos los datos del remitente.

1.1.3 Numeración y registro

A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda. El empleado estampará un sello en cada documento, asignado un número y otros datos, como la fecha de llegada, hora, destinatario, etc. En las empresas no es obligatorio llevar libro para registrar la llegada o envío de correspondencia. En los organismos oficiales, en cambio, es obligatorio registrar todos los documentos que reciben. El registro puede ser físico (mediante libros en papel) o informático (por medio de programas como Excel).

• Datos de entrada: 

- Número: refleja el orden en que ha llegado el documento.

- Fecha de entrada: la fecha en la que se ha registrado.

- Hora de entrada: La hora cuando recibes el documento. 

- Remitente: el nombre de la persona o de la empresa que envía el documento. 

- Clase de envío: carta, paquete, telegrama... 

- Anexo: documento que acompaña al paquete. 

- Asunto: breve explicación del contenido. 

- Departamento de destino: es el departamento al que se va a enviar el documento. 

- Observaciones: Se anota cualquier anomalía o aspecto. 

1.1.4 Distribución

Una vez registradas las correspondencias y paquetería, se han de entregar a los departamentos o personales a las que van dirigidas. 

• Correspondencia urgente
• Documento confidencial o personal. 
• Correo ordinario
• Distribución mediante casilleros
• Distribución mediante casilleros
• Distribución informática de la correspondencia

1.2 Gestión informática de la correspondencia

La informática y las nuevas tecnologías han acabado en muchos casos el procedimiento de la gestión tradicional de la correspondencia que llega a la empresa, pero no así en el caso de la paquetería. 

Cuando llega la correspondencia se clasifica, y la que se puede abrir, por sor correo ordinario, es digitalizada en algunas empresas ( se convierten los documentos de papel en archivos informáticos). Las ventajas digitalización es la preservación de los originales. 

2. Preparación de la correspondencia

Una empresa u organización, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio y la imagen del remitente y de la instrucción o empresa que representa.

El éxito de esta comunicación depende tanto de su apariencia como de su contenido, y por tanto es importante cuidar al detalle el papel, el sobre y el envoltorio que contendrá la comunicación o el paquete que se envía.

2.1 Elaboración de comunicaciones escritas

La correspondencia es un instrumento de comunicación escrita en las relaciones comerciales. De estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.

Las personas que elaboran la comunicación deben presentarse para poder ser identificadas claramente por el destinatario de la correspondencia.

2.2 Firma de comunicaciones escritas 

Una vez elaborado el documento final, hechas las correcciones oportunas, se entrega para su firma.

La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

A veces estampa la rúbrica de su puño y letra sin especificar su nombre su nombre y apellidos, y esta persona figurará en el firmado (de forma abreviada ''Fdo'') con su cargo en la organización.

La correspondencia se presenta, para ser firmada, colocada en una carpeta especial llamada <<portafirmas>>, con separadores en su interior para que cada documento se ubique en un compartimiento.

3. Embalaje y empaquetado de documentación y productos

3.1 Embalaje

Tiene como objeto proteger y conservar su contenido durante el transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, descarga transporte o manipulación.

Existe una gran variedad de productos que cubren las necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía. El seleccionar una u otra vendrá dado por diferentes factores:

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EMBALAJE
Composición	Costes	Política medioambiental
Cada tipo viene fabricado en diferentes calidades y materiales. Es importante adecuar el embalaje al producto a proteger.	El factor económico juega un papel importante a la hora de seleccionar el embalaje. Los nuevos materiales y servicios que se ofrecen aumentan de forma considerable el precio.	Cumplir con las condiciones establecidas en la legislación medioambiental.

3.2 Empaquetado

Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el transporte y manipulación del mismo. 

3.2.1 Empaquetado tradicional

• Se utilizan, básicamente, para los envíos cajas de cartón.
• Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objetivo. 
• Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes. 
• Colocar etiquetas identificaras si fuera necesario. 
• Colocar la documentación a enviar en bolsas porta documentos que quedan pegadas a la caja 

3.2.2. Confección de cajas 

Actualmente , para incentivar la rapidez a la hora de realizar el empaquetado, hay en el cercado una amplia gama de cajas de fácil montaje y variedad de tamaños. La diferencia con la anterior técnica es la incorporación de nuevas materiales que aumentan la protección (aislamientos térmicos,poliestereno,espumas, celulosas moldeadas): con ecológicas; más fáciles de usar; facilitan el acceso del producto y resultan más ligeras.
Los productos se introducen directamente en la caja sin necesidad de protección adicional.

4. Gestión de envío de correspondencia y paquetería

El proceso de gestión del envío de la correspondencia y paqueteria sigue las fases que vamos a ver a continuación. 

4.1. Recogida interna 

Una vez que han sido confeccionados la correspondencia y los paquetes en los distintos departamentos, deben llegar a la recepción para su posterior manipulación y envío por alguno de los siguientes procedimientos:

• Entregar a la persona encargada de distribuir la correspondencia en el momento de efectuar la entrada. 
• Efectuar una orden de recogida a la persona encargada del reparto y recogida de la correspondencia y paquetería. 
• Depositar en la recepción de la empresa la correspondencia y paquetes que deben ser enviados por una persona de cada departamento o división. 

4.2. Inspección y clasificación

Al recibir la correspondencia y paquetería se debe comprobar que cumplan una serie de condiciones:

• Los documentos deben estar firmados por la persona encargada.
• Se adjuntaron los documentos que aparecen en el anexo. 
• Los datos del destinatario están impresos en el sobre o envoltorio de forma visible y legible. 
• Se debe especificar el tipo de envío (ordinario, urgente, certificado, acuse de recibo, etc.).

Una vez comprobado que los envíos cumplen los requisitos anteriores, se debe proceder a su clasificación para diferenciar el medio de envío. 

Las empresas utilizan distintos medios de envío, dependiendo de la urgencia, el coste etc.: así se utilizan los servicios de mensajería privadas y los servicios de correos. 

4.3 Registro de envío

Es similar al registro de entrada, y la orden se establece por la fecha de salida. El objetivo es saber cuándo se produjo el envío de  la correspondencia y quien es el responsable de esta. 

• Datos de salida: 

- Número: refleja el orden en que se ha enviado el documento desde la empresa. 

-Fecha: la fecha en la que se ha registrado.

-Hora:Para que conste el momento exacto en que se ha salido de la empresa. 

-Destinatario: nombre de la persona, empresa u organización al que se envía la correspondencia. 

• Clase de envío: carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc.
• Anexo: documento que acompaña al envío (pedidos, facturas, cheques...).
• Asunto: breve descripción del contenido.
• Dept. origen: donde se ha generado el documento o paquete.
• Observaciones: se anotará cualquier aspecto que sea importante. 

4.4. Plegado y ensobrado 

Una vez que se hayan registrado los documentos, se deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondientes para su envío.

La dirección del destinatario del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas:

• Etiquetas adhesivas: en las que previamente se ha impreso la dirección. 
• Sobres de ventanilla: que dejan ver la dirección.
• Impresión directa: por medios informáticos.
• Anotación a mano: de la dirección correspondiente. 

Al plegar los documentos se han de tener los siguientes cuidados:

• En los sobres de ventanilla el nombre del destinatario ha de ser visible.
• Cuando pegan etiquetas hay que comprobar que coinciden con el documento.
• Si el documento adjunta anexos hay que comprobar que están incluidos en el sobre. 

4.5. Franqueo y expedición 

Franquear es pagar un objeto que se remite por correos. El importe dependerá del peso y den envío que se hace. 

Formas de realizar el franqueo en el servicio de correos.

• Mediante la adquisición de sellos.
• Sobres franqueados.
• Franqueo pagado.
• Franqueo en destino.
• Franqueo mediante máquinas flanqueadoras. 

5. Registro de faxes y correos electrónicos

Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de correos o empresas de mensajería, sino a través de otros medios como el fax o el correo electrónico.

Por ello, es preciso contar con un registro de estas comunicaciones que llegan por medios telemáticos. 

5.1. Registro de faxes

Los faxes se registran asignándoles un número según llegan, al igual que se hace con la correspondencia. No todas las empres numeran los de salida, aun que es aconsejable si se envían mucho cada día.

5.2. Registro de correos electrónicos 

Por el correo electrónico lega mucha información a las empresas, y por eso se debe clasificar los correos que se consideren importantes y eliminar todos los correos que no se consideren útiles o necesarios.

6. Normativa legal de seguridad y confidencialidad

La Unión Europea emitió la Directiva Europea 97/66, de 15 de diciembre de 1997, con respecto al sector de la correspondencia, y obliga a los Estados miembros a garantizar por ley la confidencialidad en las comunicaciones y telecomunicaciones.