Conseguir una oficina sin acumulación de apeles es una tendencia actual, pero resulta dificil or la obligación legal de guardar gran cantidad de documentos originales en papel dirante largo tiempo.
Muchas empresas, para ahorrar tiempo en la gestión de los archvos y espacio, utilizan sistemas de microfilmación o digitalización de documentos.
1.1 Microfilmación
Es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en una elícula de alta resolución. Es un sistema de archivo, gestión y difusión de la documentación cuyo objetivo es obtener una reproducción exacta de los documentos sobre un soporte fotografiado.
El microfilm permite almacenar, en poco espacio, muchos documentos, y su duración, en condiciones óptimas de conservación, uede llegar a los quinientos años. Es posible que los documentos microilmados sean imprimidos, proyectados o escaneados.
Este sistema ermite que los documentoas originales no sean manipulados físicamente, y así se avita su destrucción, pérdida o deterioro por el uso.
Se necesita un equipo técnico especifico tanto para la microfilmación como para el visionado del microfilm o microfichas.
1.2 Digitalización
Consiste en convertir los documeptos de papel en imágenes utilizando la tecnología del escaneado. Un documento de papel se convierte en otro electrónico. La imagen digital es almacenada junto a datos que son referenciados en una base de datos.
Los documentos digitalizados en archivos se puedesn conservar en cualquier lugar del mundo medianto redes informáticos o internet.
2. Archivos informáticos
Los archvos informáticos son el conjunto origanizado de documentos producidos o recibidos y guardados por una organización o ersona en el desarollo de su actividad a través de medios electrónicos. Su acceso se realiza mediante un ordenador o dispositivo similar.
Desde la cración y puesta en funcionamiento de la firma electrónica, mucha empresas y particulares tramitan la documentación a través de internet, ya que con ella se autentifica los documentos y trámites a trvés de la red. Hoy en día se puede gestionar y presentar declaraciones de impuestos a través de la Sede electónica de la Agencia Tributaria y realizar trámites obligatorios ante la Segunda Social a trevés del sistema RED ( Remisión Electrónca de Documentos).
Los archivos informáticos presentan las siguientes ventajas:
- Almacenar y actualizar grandes cantidades de información en poco espacio.
- Posibilitar múltiples opciones de búsqueda de información.
- Permitir variadas formas de presentación y la edición de los documentos.
- Suponer un ahorro y reducción del consumo de papel.
En los epígrafes siguientes veremos cómo crear, gestionario, ordenar y eliminar información de un archivo informático.
2.1 Archivo, fichero o documento
El archivo o fichero es un conjunto de bits que guardan datos de diferente tipo (texto, hoja de cálculo, presentación...) y son almacenados en un depositivos. Se identifica or su nombre (por ejemlo, un archivo de texto: Facturas.doc).
Al solicitar al sistema oerativo datos sobre un archivo podemos obtener: su nombre, tipo, tamaño, fecha de creación, fecha de última modificación, etc.
Como veremos en la siguiente imagen, si seleccionamos el archivo y pulsamos el botón secundario de ratón podemos ver sus propiedades generales. En la parte inferior de la pantalla también aparecerán datos sobre el archivo.
2.2 Carpeta
Es el contenido virtual donde se guardan los programas y archivos en la unidad de almacenamiento de ordenador. Se puede guardar en diferentes lugares.
A cada carpeta se le asignará un nombre único en su lugar de almacenamiento, pero pueden existir carpetas con el mismo nombre en diferentes lugares.
Vemos como ejemplo la carpeta EMPRESAS 2015, que contiene otras carpetas y archivos diferentes tipos(accesos directos, aplicaciones, imágenes, documentos de World y Acceso).
2.3 Operaciones con archivos y carpetas
Tanto con los archivos como con las carpetas se puede realizar una serie de acciones, bien con el teclado, la barra de tareas o el ratón.
Como vemos en las siguiente imagen, si seleccionamos la carpeta y pulsamos el botón derecho de ratón nos aparecen las operaciones que se pueden realizar sobre ella.
2.4 La papelera de reciclaje
Espacio reservado en el disco para eliminar los archivos o carpetas que no se deseen.
Si se quiere volver a recuperar la información, la papelera de reciclaje posee la opción de Restaurar, o si lo que se desea es borrarla totalmente del equipo se elegirá la opción Vaciar papelera de reciclaje. El sistema solicitará en este último caso confirmar la acción, para evitar borrados involuntarios o erróneos.
3. Bases de datos
Las empresas, para gestionar la gran cantidad de información que manejan, utilizan las nuevas tecnologías, y en concreto aplicaciones básicas de ofimática, como bases de datos.
Las bases de datos ayudan a organizar, clasificar y acceder a las información almacenada sobre un tema concreto.
3.1 Definición y estructura
Las bases de datos son programas informáticos que almacenan un conjunto de datos relacionados entre sí. El ordenador, posteriormente o la información deseada, de forma rápida, eficaz estructurada.
La base de datos están formadas por varios ficheros; un ichero está formado por varios registros: y un registro esta formado por varios campos.
Si se relacionan los conceptos de la base de datos con un archivo en papel o tradicional tenemos las siguientes aquivalencias:
3.2 Funcionamiento
En los archivos de base de datos se puede administrar toda la información y al actualizar un dato se actualiza en toos los lugares donde aparecen.
En las bases de datos dse pueden utilizar:
2.2 Carpeta
A cada carpeta se le asignará un nombre único en su lugar de almacenamiento, pero pueden existir carpetas con el mismo nombre en diferentes lugares.
Vemos como ejemplo la carpeta EMPRESAS 2015, que contiene otras carpetas y archivos diferentes tipos(accesos directos, aplicaciones, imágenes, documentos de World y Acceso).
2.3 Operaciones con archivos y carpetas
Tanto con los archivos como con las carpetas se puede realizar una serie de acciones, bien con el teclado, la barra de tareas o el ratón.
Como vemos en las siguiente imagen, si seleccionamos la carpeta y pulsamos el botón derecho de ratón nos aparecen las operaciones que se pueden realizar sobre ella.
2.4 La papelera de reciclaje
Espacio reservado en el disco para eliminar los archivos o carpetas que no se deseen.
Si se quiere volver a recuperar la información, la papelera de reciclaje posee la opción de Restaurar, o si lo que se desea es borrarla totalmente del equipo se elegirá la opción Vaciar papelera de reciclaje. El sistema solicitará en este último caso confirmar la acción, para evitar borrados involuntarios o erróneos.
3. Bases de datos
Las empresas, para gestionar la gran cantidad de información que manejan, utilizan las nuevas tecnologías, y en concreto aplicaciones básicas de ofimática, como bases de datos.
Las bases de datos ayudan a organizar, clasificar y acceder a las información almacenada sobre un tema concreto.
3.1 Definición y estructura
Las bases de datos son programas informáticos que almacenan un conjunto de datos relacionados entre sí. El ordenador, posteriormente o la información deseada, de forma rápida, eficaz estructurada.
La base de datos están formadas por varios ficheros; un ichero está formado por varios registros: y un registro esta formado por varios campos.
Si se relacionan los conceptos de la base de datos con un archivo en papel o tradicional tenemos las siguientes aquivalencias:
3.2 Funcionamiento
En los archivos de base de datos se puede administrar toda la información y al actualizar un dato se actualiza en toos los lugares donde aparecen.
En las bases de datos dse pueden utilizar:
- Tablas: se almacenan los datos en filas (registro) y columnas (campos), similares a una hoja de cálculo.
- Consultas: se realizan para buscaary recuperar los datos que se desea. Sirve para seleccionar registros de varias tablas que cumplan unas determinantes condiciones o criterios. Se pueden establecer filtros para obtener solo determinados registros. En las consultasse pueden visualizar los registros seleccionados, ñadir datos, sustituir datos, atc.
- Formularios o pantallas de entrada de datos: se usan para ver, agregar y actualizar datos de las tablas. Proporcionan un formato fácil para trabajar con bases de datos.
- Informes: se utilizan para resumir y presentar los datos de las tablas o imprimir con datos de las consultas con un diseño especifico.
- Marcos: son acciones que se realizan al pulsar una tecla determinada y que ha sido predefinida con anterioridad por el gestor de la base de datos que personaliza el sistema.
- Módulos: son instrucciones, procedimientos u objetos que sirven para aumentar las funcionalidad de la base de datos. Se escriben en Visual Basic, que es un lenguaje de programación.
3.3 Ventajas
Las ventajas más destacables son las siguientes:
- Disponer de gran cantidad de información en poco espacio.
- Tener los datos centralzados y estructurados.
- Poder acceder a la información de forma rápida y precisa.
- Realizar múltiples tareas con poco esfuerzo.
- Multiplicar la capacidad de análisis con tablas relacionadas.
- Ser seguras.
- Obtener exactitud en los datos.
4. Documentos básicos en operaciones de compraventa
Toda actividad comercial exige organización y la utilización de una gran cantiad y variedad de documentos, tanto en formato papel como en soporte electrónico.
Los documentos básicos en las operaciones de compra y venta son los que detallan a continuación - aunque cada empresa puede generar- los en un formato distinto, adaptado a su actividad o sus necesidades, dependiendo de si la gestión está informatizada o no-.
4.1 Antes de efectuar la orden de pedido
Se deben consultar documentos auxiliares que crea la empresa y creciorarse de que las cantidades y productos silicitados son en realidad lo que se necesitan en ese momento.
Los documentos auxiliares pueden estar informatizados en bases de datos.
4.2 El impreso de pedido ç
Es normal que la nota de pedido sea un documento impreso y diseñado por el comprador o el vendedor, de sus necesiades. En cualquier caso deberá contener al menos los datos.
4.3 Para verificar un pedido recibido
FECHA DE PRODUCTO: Descripción del producto. Precios de ventas anteriores. Stock del producto. Condiciones habituales de ventaja.
HICHA DE ALMACÉN: Existencias disponibles del producto.
TARIFA DE PRECIOS: Relación de precios para cada temporada.
FICHA DEL CLIENTE: Identificación del cliente. Condiciones habituales de venta.
4.4 El imreso de albrán o nota de entrega
Como ocurría con el impresode pedido, no existen requisitos regulados or ninguna normativa, y cada empresa lo adapta a las necesidades de su negocio ( tamaño, tipología de productos...).
Los datos deben coincidir con los del pedido:
4.5 La factura
Las facturas deben incluir los siguientes datos:
5.1 Documentos de los ciudadanos ante la administración
Tanto las personas como las empresas necesitamos tramitar documentos ante las distintas administraciones (nacional, autonómica, local...).
Al presentar un docuemnto ante la Administración, este debe registraciones con un número de entrada y la fecha.
Las solicitudes, escritos y comunicaciones a las administraciones públicas se pueden presentar:
Se pueden definir los documentos administrativos como aquellos que dejan constancia de una actuación de la Adminitración, bien frente a otros órganos de la prepia Administración o frente terceros: ciudadanos o empresas.
Las funciones que cumplen son las siguientes:
6 Libros registro de facturas expedidas y recibidas
El impuesto sobre valor añadido (IVA) es un impuesto que se debe reflejar en las facturas. Se establece una serie de requisitos para el control de las liquidaciones que se debe efectuar periódicamente con la Agencia Tributaria.
El Reglamento del IVA (art. 62 y siguientes) establece que los empresarios y profesionales u otros sujetos pasivos del IVA deberán llevar, con carácter general y en los términos dispuestos por este reglamento, una serie de libros entre los que se encuentran los libros registro de facturas expedidas y recibidas.
Los libros han de cumplir las siguientes normas:
Las empresas con varios establecimientos pueden llevar libros separados para cada uno de ellos, pero habrá que hacer asientos resúmenes y trasladarnos a los correspondientes libros de registro generales.
6.1 Libro registro de facturas expedidas
Es obligatorio que empresarios y profesionales lleven y conserven un libro registro de facturas y documentos sustitutivos de rectificación que hayan expedido, donde harán contar:
6.2 Libro registro de facturas recibidas
A efectos del IVA, los empresarios y profesionales deberán numerar correlativamente todas las facturas recibidas y los documentos de aduanas correspondientes a la importación de bienes y servicios recibidos. Estos documentos serán anotados en un libro registro de facturas recibidas donde se hará contar:
Documentos y órdenes de carácter interno que utiliza la empresa como sistema para determinar con detalle el trabajo concreto a realizar durante una jornada laboral.
Toda actividad comercial exige organización y la utilización de una gran cantiad y variedad de documentos, tanto en formato papel como en soporte electrónico.
Los documentos básicos en las operaciones de compra y venta son los que detallan a continuación - aunque cada empresa puede generar- los en un formato distinto, adaptado a su actividad o sus necesidades, dependiendo de si la gestión está informatizada o no-.
4.1 Antes de efectuar la orden de pedido
Se deben consultar documentos auxiliares que crea la empresa y creciorarse de que las cantidades y productos silicitados son en realidad lo que se necesitan en ese momento.
Los documentos auxiliares pueden estar informatizados en bases de datos.
4.2 El impreso de pedido ç
Es normal que la nota de pedido sea un documento impreso y diseñado por el comprador o el vendedor, de sus necesiades. En cualquier caso deberá contener al menos los datos.
4.3 Para verificar un pedido recibido
FECHA DE PRODUCTO: Descripción del producto. Precios de ventas anteriores. Stock del producto. Condiciones habituales de ventaja.
HICHA DE ALMACÉN: Existencias disponibles del producto.
TARIFA DE PRECIOS: Relación de precios para cada temporada.
FICHA DEL CLIENTE: Identificación del cliente. Condiciones habituales de venta.
4.4 El imreso de albrán o nota de entrega
Como ocurría con el impresode pedido, no existen requisitos regulados or ninguna normativa, y cada empresa lo adapta a las necesidades de su negocio ( tamaño, tipología de productos...).
Los datos deben coincidir con los del pedido:
4.5 La factura
Las facturas deben incluir los siguientes datos:
- Número y serie de la factura (1).
- Nombre, apellidos o razón social, NIF tanto del comprador como del vendedor (2) (3) .
- Fecha de su exedición (4) .
- Domicilio completo tanto del obligado a expedir facutra como del destinatorio.
- Descripción de la operación (5) .
- Tipo impostivo del IVA aplicado en la factura (4% 10% o 21% ) (6) .
- Cuota tributaria: cantidad del IVA repercutido que aparece en la factura (7) .
- Total factura (8) .
- Forma de pago y envío (9). Datos optativos.
5. Documentos relacionados con la administración
5.1 Documentos de los ciudadanos ante la administración
Tanto las personas como las empresas necesitamos tramitar documentos ante las distintas administraciones (nacional, autonómica, local...).
Al presentar un docuemnto ante la Administración, este debe registraciones con un número de entrada y la fecha.
Las solicitudes, escritos y comunicaciones a las administraciones públicas se pueden presentar:
- Ante el órgano de la administración al que vayan dirigidos.
- En el registro de cualquier órgano de la Administración estatal, autonómica o local si esta última tiene suscrito el convenio oportuno.
- En las oficinas de correos.
En algunas administraciones se pueden presentar documentos por vía telemática (registros telemáticos).
Es importante respetar los plazos de presentación para que los documentos surtan los efectos oportunos. Se debe solicitar copia de la documentación entregada con la fecha de entrega o resguardo acreditaditativo.
Las administraciones disponen de impresos diseñados para facilitar la comunicación con los administrados que deben rellenarse de forma que resulte legible (preferiblemente en mayúsculas), cumplimentando toos los apartados y aportando los documentos que se especifiquen. Los impresos suelen llevar instrucciones para su cumplimentación al dorso.
Si los documentos tienen varias copias se indica cúal es para la administación, para el interesado y para entidad colaborada si existiera (a veces debemos ingresar una cantidad a través de un banco o entidad financiera).
Los impresos de la Administaciones públicas son facilitados en las ventanillas de atención al público o se pueden descargar a través de sus páginas web.
5.2 Documentos admnistrativos
Se pueden definir los documentos administrativos como aquellos que dejan constancia de una actuación de la Adminitración, bien frente a otros órganos de la prepia Administración o frente terceros: ciudadanos o empresas.
Las funciones que cumplen son las siguientes:
- Instrumento de constatación que permite comprobar el desarollo de una actuación o acto administrativo.
- Medio de comunicación de los actos de la Administración ante unidades de las Adminitración (notas interiores) o ante terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas físicas.
Las características son las siguientes:
- Son emitidos por órgano administrativo. Que excluidos todos los documentos creados por los interesados (las denuncias, las solicitudes, las alegraciones, los recursos y reclamaciones).
- Se interrrelacionan con otros documentos para formas un expediente administrativo.
- Produce efectos, ciempre, frente a tercetos o la propia Administración.
- Su emisión es váñida cuando cumple con una serie de requisitos de forma y contenido.
- Poseen una redaciión formal concisa, clara y breve, rigurosa en su terminología, ordenada con párrafos breves y texto cohesionado.
El soporte en que se realice debe garantizar:
- La autenticidad.
- La integridad
- Su conservación.
Elementos básicos que debe contener:
- Escudo oficial.
- Espacio destinado para el número de registro de salida.
- Referencia del departamento emisor.
- Remitente
- Destinatario
- Lugar y fecha de emisión
- Firma
- Visto bueno del superior jerárquico.
- Sello
- Papel normalizado
- Formato normalizado
El impuesto sobre valor añadido (IVA) es un impuesto que se debe reflejar en las facturas. Se establece una serie de requisitos para el control de las liquidaciones que se debe efectuar periódicamente con la Agencia Tributaria.
El Reglamento del IVA (art. 62 y siguientes) establece que los empresarios y profesionales u otros sujetos pasivos del IVA deberán llevar, con carácter general y en los términos dispuestos por este reglamento, una serie de libros entre los que se encuentran los libros registro de facturas expedidas y recibidas.
Los libros han de cumplir las siguientes normas:
- Ser claros.
- Ser exactos.
- Estar cumplimentados por fechas.
- Carecer de espacios en blanco, interpolaciones y tachaduras. Los errores y omisiones se deberán corregir inmediatamente una vez detectados.
Las anotaciones se pondrán realizar con programas informáticos y con hojas separadas que se numerarán y se encuadernarán para formar libros. Las anotaciones se efectuarán en los plazos legales para la declaración del IVA.
Las empresas con varios establecimientos pueden llevar libros separados para cada uno de ellos, pero habrá que hacer asientos resúmenes y trasladarnos a los correspondientes libros de registro generales.
6.1 Libro registro de facturas expedidas
Es obligatorio que empresarios y profesionales lleven y conserven un libro registro de facturas y documentos sustitutivos de rectificación que hayan expedido, donde harán contar:
- Número y serie (si la hubiera) de la factura o documento sustitutivo.
- Fecha de expedición y fecha de operación ( se ha podido vender en mayo y la factura tener la fecha de junio)
- Datos identificativos del destinatario.
- Base imponible, tipo impositivo (% IVA) y cuota tributaria (base imponible por tipo impositivo).
Cuando en una misma factura existen tipos de IVA diferentes se pondrán en lineas separadas correlativamente, porque no se pueden sumar las bases imponibles ni las cuotas con tipos de IVA diferentes.
Si se han cometido errores y se tienen que hacer facturas de rectificación, se anotarán con distinta numeración y de forma separada a las anteriores.
LIBRO DE FACTURAS EXPEDIDAS
|
|||||||||||||||
Nº de factura
|
Fecha de expedición
|
Fecha de operaciones
|
Destinatario
|
NIF del destinatario
|
Base imponible
|
Tipo IVA
|
Cuota IVA
|
Tipo RE
|
Cuota RE
|
Total
|
|||||
189
|
15.01.20xx
|
10.01.20xx
|
Industrias Angostas S.A
|
A-39123456
|
24691,23
|
21 %
|
5185,23
|
29867,82
|
|||||||
190
|
18.01.20xx
|
14.01.20xx
|
Amalio Roca Seca
|
1455344W
|
1854,25
|
21 %
|
389,39
|
5,2%
|
74,17
|
2317,81
|
|||||
6.2 Libro registro de facturas recibidas
A efectos del IVA, los empresarios y profesionales deberán numerar correlativamente todas las facturas recibidas y los documentos de aduanas correspondientes a la importación de bienes y servicios recibidos. Estos documentos serán anotados en un libro registro de facturas recibidas donde se hará contar:
- Número de recepción, fecha de expedición y fecha de la operación.
- Datos identificativos del expedidor de la factura y su NIF.
- Base imponible, tipo tributario y cuota de IVA soportada.
7. Documentos básicos en operaciones de personal
7.1 Órdenes de trabajo
Documentos y órdenes de carácter interno que utiliza la empresa como sistema para determinar con detalle el trabajo concreto a realizar durante una jornada laboral.
- Este tipo de documentos no se encuentran normalizados y cada empresario lo adapta a sus necesidades. Así, podemos encontrar partes muy detallados y elaborados y otros con poca información. Los contenidos más habituales son:
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