2.4 Canales de comunicación.. 

El siguiente cuadro recoge los diferentes tipos de comunicación los diferentes tipos de comunicación teniendo en cuenta la dirección en la que se emite.

Tipo de comunicación	Función o utilidad para la comunicación	Formas utilizadas	Dificultades
Vertical  ascendente (dirección)	. Presentar quejas . Proponer ideas. . Contestación a una comunicación descendente.	. Buzón de sugerencias. . Encuestas. . Entrevistas. . Informes. . Reuniones. . Quejas.	.Comunicación lenta. .Retrasos. .Necesidad de respuesta rápida. .Inseguridad en la recepción.
Vertical descendente (dirección)	. Informar a los subordinados sobre: - Funciones. -Resultados. -Actividades. -Objetivos.	.Órdenes. .Programación. .Reuniones. .Recomendaciones. .Instrucciones.	.Exceso de información que dificulta la compresión. .No aceptar el mensaje en destino. .Emisión de órdenes contradictorias. .Inseguridad en la recepción. .Transmisión de información lenta.
Transversal (dirección)	. Facilita la coordinación entre trabajadores: grupos de trabajo.	.Informes. . Comunicados interiores. . Reuniones.	.Carácter informal. .Revalidad entre miembros de diferentes departamentos o del grupo de trabajo.

2.5 Importancia de la comunicación interna.

En la actualidad, el entorno empresarial es cada vez más complejo y competitivo, y por ello las empresas deben utilizar todas las herramientas que tienen a su alcance para competir, además de intentar adaptarse a los cambios de este entorno de forma constante.

Una de las políticas de personal cada vez más utilizada para conseguir esto es contar con una comunicación interna fluida y eficaz.

Esta política va a beneficiar:

. A la empresa: consigue implicar y motivar al personal, va a facilitar la adaptación de los recursos humanos a los cambios, y a favorecer la aparición de los recursos humanos a los cambios, y a favorecer la aparición de climas de trabajo creativo e innovadores.

. Al trabajo: se favorecen las relaciones entre los trabajadores, y las posibilidades de que estos puedan expresar sus ideas, además de aclarar dudas en las órdenes de trabajo.

Esta política servirá como mecanismo para ayudar integrar a los trabajadores en el proyecto empresarial o, lo que es lo mismo, en las metas organizativas que se ha planeado la empresa, además de servir como un instrumento de gestión necesaria para promover cambios y transformaciones en esta.

En la actualidad, hay que tener en cuenta que muchas de las formas utilizadas para la comunicación mencionadas pueden ser métodos electrónicos, que ahorran costos y generar barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación: corresponden a una comunicación bidireccional .

2.6 Ventajas de la comunicación interna 

Aquellas organizaciones, tanto públicas como privadas, que mantienen una estrategia de comunicación interna adecuada pueden observar cómo a la larga obtienen una serie de ventajas en todo los niveles.

3 La comunicación interna en entidades privadas

La comunicación interna en entidades privadas se organiza dentro de la propia organización, entre áreas o departamentos.
Tienen importancia especial porque:
. Se utiliza como medio de participación de los trabajadores, clientes internos de la empresa.
. Los trabajadores de sienten implicados en la toma de decisiones.
. Mejora las relaciones de lo propios trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.
El tipo de organización que tiene la empresa b¡va a condicionar los canales de comunicación que se van a utilizar.

3.1. Canales y herramientas de comunicación internos

Las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios para difundir la información en toda la organización. 
Para seleccionar la forma de comunicación más adecuada se requiere planear y definir el objeto del mensaje. Cuando en el mensaje transmitido existe falta de calidad y precisión, esta puede tener consecuencias negativas en una organización.

Por tanto, es importante:
. Tener claro y preciso qué y a quién se quiere comunicar.
. Formular cuidadosamente el mensaje con un lenguaje claro, conciso y apropiado.
. Seleccionar el medio o medios más adecuados para transmitir el mensaje.
. Recibir los mensajes de respuesta (feedback) y si es necesario continuar con la comunicación.

Las empresas siempre buscan nuevas formas de promover la comunicación interna. Los medios de comunicación interna empleados dentro de una organización son muy diversos. La elección de unos u otros depende del desarrollo de la red de comunicación, de cuál es la estrategia de comunicación que la empresa tenga prevista, así como también del grado de implantación que cada uno de los canales ha logrado alcanzar en el público interno.
Todos los medios de comunicación interna se diferencian tanto por su costo como por sus características físicas ( alcance, frecuencia, uso interno, posibilidad de personalización y de segmentación) y forma de convencer al destinatario (nivel de recuerdo del texto, tipo de lenguaje, etc.).
Son varias las herramientas que puede usarse para reforzar la comunicación interna: carteles, correo electrónico o reuniones, entre otras.
A continuación veremos una clasificación de ellas.

3.1.1 Clasificación de las herramientas utilizadas en la comunicación interna

Existen múltiples opciones y soportes a la hora de utilizarlas herramientas de comunicación interna:

• Soporte impreso: con este tipo de medio de interna que la información perdure en el tiempo. Generalmente va dirigida a un grupo, aunque las notas internas y el memorándum pueden ser dirigidos de forma individual.
• Contacto directo: con este tipo de medios se pretende que la información llegue de forma rápida y directa a los destinatarios, esperando en ocasiones que exista un feedback o respuesta.
• Mixta o electrónica: utiliza las TIC como herramienta de comunicación. Con este tipo de medios es posible combinar el impacto grupal y rapidez que ofrecen las nuevas tecnologías con la conservación de la comunicación en el tiempo a bajo coste. Su uso cada vez,  más extendido. 

Formas	En soporte impreso	Contacto directo	Mixta o electrónica
Medios	-          Boletines -          Memorias Institucionales -          Informativos para carteles -          Diarios -          Murales -          Buzón de comunicación -          Notas internas o memorandos	-          Conferencias -          Reuniones (desayunos, almuerzo de trabajo) -          Exposiciones Segmentadas (por departamentos o áreas) -          Talleres grupales	-          Correo electrónico -          Teléfono -          Fax -          Información on line -          Newsletters -           Correos de sugerencia -          Internet

En la siguiente tabla se muestra diferentes tipos de herramientas utilizadas en la comunicación interna.
                                                           

MEDIOS DE COMUNICACIÓN	Características
Manual del empleado	Recoge toda la información que los empleados necesitan para realizar su funciones, las condiciones de trabajo y el reglamento interno (cómo informar s sus superiores, derechos y deberes de los empleados, etc.).
Memorando	También conocido como nota interior. Se trata de una comunicación breve que deja constancia de introducciones internas a realizar por todos o parte de los trabajadores.
Circulares internas	Los medios para su difusión son variados ( correo electrónico, carta, interna, blogs, etc) y suelen dar a conocer órdenes, sugerencia o convocatorias.
Newsletter y House Organ	Están siendo imprescindibles en aquellas empresas que difunden su cultura corporativa entre sus empleados. Se trata de revistas internas, elaboradas generalmente por el departamento de marketing, que informan sobre acontecimientos, reuniones y novedades, planes de desarrollo y secciones de entretenimiento. Suele incluir entrevistas con directivos de forma más personal para humanizar altos cargos. Su difusión puede ser tanto en papel como digital. Su asiduidad y oferta dependerán del presupuesto con el que se cuente para este tipo de publicaciones.
Correo electrónico	Sistema de mensajes enviados entre ordenadores conectados en red. Este sistema  es  rápido, fomenta el ahorro de papel y posibilita el adjuntar archivos. Cada vez se está extendiendo  más el uso  de fotos o blogs de opinión internos, como si se tratase de un buzón de sugerencia informático.
Reuniones	Pueden ser individuales o de grupo. En ambos casos facilitan el diálogo, personalizan la información y verifican la comprensión  de las informaciones transmitidas.
Página web o internet	Es posible restringir el acceso a la página web a través de contraseñas para poder ser utilizada como medio de comunicación interna.  En el caso de internet, se trata de una red interna que facilita el acceso al a información a los empleados.
Sistemas de sugerencias/quejas	Está diseñado para recoger las ideas y las quejas del personal de la empresa.
Encuestas	Permiten recoger la operación de los empleados sobre aspectos diversos de la gestión y actividades de la organización.
Circulares internas	Comunicación escrita en la que la dirección de la empresa comunica algo a todo el personal o a una gran mayoría.
Tablón de	Colocados de forma estratégica para poder ser leídos; en ellos se colocan
anuncios	Escritos, gráficos, carteles, fotografías, avisos…
Informes	Documento donde se detallan de forma ordenada los datos, hechos y conclusiones relacionados con una actividad concreta.
Actas	Documento que resumen los acuerdos tomados en una reunión e identifican a los asistentes a la misma.
Blog interno	Su objetivo principal es transmitir de forma ordenada los datos;
Redes sociales	Pueden ser incorporadas con cualquier tipo de herramienta, ya sea internet como una wiki o correo electrónico. Su manejo es fácil y su uso está estandarizado entre la sociedad.
Wiki	Se trata de una página web cuyos contenidos pueden ser editados por múltiples usuarios. Su contenido suele ser editado por quienes quieren colaborar, agregando, modificando o eliminando información. Para la organización es posible reunir en estos espacios toda la documentación y actualización es fácil tanto por empleados como responsables.
Mensajería instantánea	Permite crear grupos de trabajo. Es compatible tanto como Smartphone como con equipo de sobremesa. Se utiliza tanto en la coordinación de trabajadores desplazados como de los que están en la oficina.
Cartelería	Medio efectivo y de bajo coste, siempre que se haya ubicado en un lugar concurrido por los empleados y de fácil acceso visual. Es necesario actualizar de forma periódica e incluir en el cartel la fecha de su publicación. Hay que tener especial cuidado en evitar el  <<efecto paisaje>> que produce la cartelería que no se renueva.

3.2 Documentación en la comunicación interna en empresas

3.2.1. Aviso

Son comunicaciones breves que se realizan con el objeto de informar a gran número de destinatarios En ellas se utiliza:

• Un lenguaje sencillo y comprensible.
• Se destacan los puntos más importantes del comunicado.

Siempre lleva la palabra <<aviso>> de forma que resalte dentro del texto.

Debe terminar con la fecha, el nombre del departamento que da el aviso y la firma de la persona responsable.

Su colocación es tan importante como el comunicado en sí. Se debe situar en lugares destinados a tal fin, como tablones de anuncios o espacios por donde transite el personal al que van dirigidos. 

3.2.2. Memorándum o nota interna 

Se trata de informaciones internas escritas que son utilizadas entre departamentos o secciones de una empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.

El memorándum tiene un tratamiento más formal que la nota interna; se trata de una comunicación vertical descendente. Es utilizada por órganos jerárquicos superiores para dirigirse a órganos inferiores y dar instrucciones, mientras que la nota interna suele emplearse para realizar comunicaciones horizontales o verticales descendentes con menos nivel jerárquico.

Características	Estructura
·         Comunicados redactados de forma breve y simple, sin mucho protocolo. ·         La información es clara y precisa, referida a un único tema.	CABECERA Datos de quién lo manda (remite), a quién lo envía (destinatario), por qué se manda (asunto) y fecha. No lleva fórmula de salud
	Cuerpo Exposición de las peticiones, comentarios, cuestiones, etc.
	PIE Fecha y firma. Se indica si hay documento o copia adjunta y cualquier otra nota de interés para el destinatario.