La comunicaciones externas e internas en las entidades públicas son fundamentales. Las internas constituyen un pilar clave para el buen funcionamiento y compresión de los superiores hacia sus funcionarios.
La mejor de la comunicación interna implicaría que:
- La gestión de la entidad mejoría.
- Se favorecerían los procesos de innovación.
- Los servicios y logros de la entidad se conocerían mejor.
- La toma de decisiones se podría hacer de forma más rápida.
- La imagen pública sería mejor.
- Se ahorraría presupuesto al gestionar más rápida al gestionar más eficientemente los recursos.
- Ayudaría a retener a los empleados más capaces.
Conseguir crear un espíritu de pertenencia y favorece las comunicaciones internas se consigue con:
- El compromiso de la alta dirección político.
- El liderazgo de los directivos.
- La utilización de las herramientas y canales de comunicación.
- El establecimiento de estrategias y objetivos.
- La implicación de los mandos intermedios.
- La participación de todos los funcionarios y empleados.
- La investigación de los resultados de la comunicación interna.
La mayoría de los organismos públicos no cuentan con un Departamento de Comunicación Interna; se integran en el de Relaciones con la Ciudadanía o en el de Recursos Humanos.
4.1 Las herramientas de la comunicación interna en el ámbito público
El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la administración electrónica han favorecido la mejora de las comunicaciones internas en este sector, utilizando herramientas que hasta ahora no se usaban, como:
4.1 Las herramientas de la comunicación interna en el ámbito público
El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la administración electrónica han favorecido la mejora de las comunicaciones internas en este sector, utilizando herramientas que hasta ahora no se usaban, como:
- Internet: es uno de los medios más utilizados. La mayoria parte de las administraciones cuenta con un portal del empleao, en el que se dan comunicaciones tanto formlaes como informales o personales. Se añaden contenidos personalizados para los trabajadores y elementos que formen la participación directa para crear un espacio de intercambio.
A los funcionarios se les asigna una clave paraq acceder a los sevicion o información a los que se les ha autorizado. Como ventajas de este servicio, se pueden citar su rapidez y el acceso a gran número de usuarios en poco tiempo.
- Tablón de anuncios: Las comunicaciones más usuales que aparecen son de información general o de tipo sindical.
- Teléfono de información: es utilizado para realizar consultas internas; a veces es el mismo que para la información al ciudadano.
- Reuniones aleatorias: a veces es bueno que ante una labor encomendada se cree una reunión para poner en común lo que se está realizando, reconocer los logros de añgún compañero y ayudar a los que lo necesiten para conseguir el objetivo.
- Reuniones con la dirección: la dirección no se puede desentender de la labor de sus subordinados; no es cuestión de control, es cuestión de conocimiento de las tareas realizadas y de los problemas y soluciones encontradas.
- Revista interna impresa o digital: el sentido de pertenencia, a veces, se consigue con el reconocimiento por un mismo de que los intereses propios conciden con el colectivo al que se pertenece; con estas lecturas, en cuya elaboración pueden participar los propios funcionarios o trabajadores, estos se sienten comprendidos y apoyados.
- Los briefings: sesiones informativas en las que se reciben instrucciones para cada persona o subgrupo.
- Manual de bienvenida: su objetivoes facilitar la integración de nuevos empleados, transmitiéndoles los valores, objetivos y cultura de la administración a la que pertenecen. Es muy útil sobre todo los primeros días, para que adquieran confianza en sí mismo.
- Jornada de puertas abiertas: el personal de administración pública, de manera totalmente voluntaria, se dedica a explicar qué hace y cómo lo hace tanto a sus propios compañeros como al público interesado.
- Comunicaciones escritas: la administración utilizada diaiamente diferentes de comunicación escrita que sirven entre otras cosas para transmitir instrucciones, procedimientos, recomendaciones, acierdos, normas, etc.
Estos documentos deben contemplar especificaciones técnicas, con la finalidad de comunicar de forma eficiente y eficaz los mensajes que se transmiten.
Los canales tradicionales complementan y apoyan a las nuevas tecnologías, que pretenden mejorar la agilidad y facilitar el acceso a todos los usuarios.
La comunicación se realiza a través del oficio, tanto para cominicaniones ascendentes como descendentes; el aviso, cuando las comunicaciones son más generales ( con las micmoas especficaciones que el estudiado para la empresa privada); y las circulares internas.
Los elementos básicos en la estructura de una comunicación formal son los siguientes:
Estructura
Objetivo: ¿Para qué?
Destinatario: ¿Para quién?
Asunto: ¿Sobre qué?
Ordenamiento: Entrada/cuerpo/final
Lenguaje: Terminología, tecnicismo
Tono: Atento, cordinal convincente
Estilo: Sencillo y practico
4.2. Documentos de comunicación interna en entidades públicas
A continuación se presentan en términos generales la definición y carecterísticas de cada unos de estos documentos:
4.2.1. Circular interna
Comunicación formal de interés general emitida por una Administración Pública para informar sobre diversos aspectos e la Administación, en linea horizontal o descendente. Es emitida con el fin de dar a conoceruna misma información a varios destinatarios de diferentes departamentos o áreas administrativas sin necesidad de realizar una comunicación individual para cada destinatario.
Es recomendable hacer referencia a un solo asunto en cada circular, detallado y precisado sobre él para evitar confusiones posteriores.
Así, es aconsejable incluir información sobre el departamento que emite la comunicación, o si es respuesta a otra comunicación anterior, el departamento que la generó y la fecha de la misma.
La información que se transmite es este tipo de documentos suele adoptar forma de :
- Acuerdos.
- Instrucciones.
- Procedimientos.
- Interpretación de normas.
- Decisiones.
- Informes y avisos.
4.2.2. Oficio interno
Se trata de una comunicación formal interna, utilizada como instrumento de apoyo en la difusión de formación de carácter interno y realizada por las áreas administrativas en el desempeño de sus funciones.
Puede se emitida por cualquiera de los niveles de la estructura de la organización, ya que aparece en linea vertical ascendente o descendente y en forma horizontal.
Los asuntos que se tratán utilizado este tipo de comunicación son:
- Instucciones.
- Normas.
- Órdenes.
- Observaciones.
- Aviso.
- Recomendatorios.
- Gestiones y/o peticiones.
- Respuestas a peticiones.
5. Recomendaciones en el uso de las comunicaciones internas
Con independencia del tipo de empresa de que se trata, es necesario seguir una serie de normas o putas básicas para obtener como resultado final un documento adecuado.
- Ser coherente en la redacción.
- Ser oredenado: es necerario mantener un orden lógico en la expresión de acontecimientos que se incluyen en la comunicación.
- Tener en cuenta el contexto en el que se comunica.
- Mantener fluidez y agilidad a lo largo de toda la comunicación.
- Ser claro en los mensajes: hay que expresarse de forma correcta para que el contenido ea comprendido sin dar lugar a interpretaciones erróneas de un mismo contenido.
- Tener en cuenta los destinatarios: en cualquier caso es necesario adecuar el lenguaje utilizado al destinatario y al tipo de comunicaciór para que sea comprendida con facilidad.
- Evitar la saturación, y por lo tanto las comunicaciones largas y tediosas.
- Estar abierto a exigencias de información por parte del destinatario ofrecer la posibilidad de consultar ante cualquier duda, mostrando respeto.
- Elegir el material adecuado para la elaboración de la comunicación evitando colores internos.
- Escribir con correción: evitar las faltas de ortografía y sintaxis. Hay que recordar que la comunicación transmite la imagen de la organización se incomprensible para el destinatario.
- Distribución: cuidar de que la istribución del texto sea adecuada a contenido, tipo y tamaño de la comunicación.
- Dobral con cuidado los escritos, utilizando el menos número de dobleces posible sin se van a introducir en sobres.
- Ordenar los anexos (documentación que se adjunta a la comunicación y colocarlos de forma que eviten generar confusión en el destinatario.
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