T 3: El archivo y su gestión

1. EL ARCHIVO

1.1. Definición
El archivo puede definirse de dos formas diferentes:

• Como un conjunto ordenado de documentos (texto, cartas, expedientes,dibujos, fotos, gráficos, etc.).
• Como el lugar donde se guardan dichos documentos. 

En informática se utiliza también <<archivo>> como sinónimo de fichero o documento electrónico. Así pues, podemos clasificar los archivos en dos categorías principales: en papel e informáticos.

Los documentos guardados o almacenados de cualquier forma no constituyen un archivo; para que constituyan un archivo, los documentos han de estar ordenados y guardados en un lugar determinado, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos. 

1.2. IMPORTANCIA
A nivel particular, necesitamos guardar nuestros documentos (certificados de estudios, títulos de cursos, documentos de identidad, estructuras de propiedad de viviendas, documentación de vehículos, etc.) de forma ordenada, para localizarlos rápidamente cuando se necesiten.

En las empresas es imprescindible la existencia del archivo por varias razones:

Importancia del archivo en la empresa
Por imperativo legal	Por propio interés	Para consultar datos
La Ley obliga a la empresa a guardar ciertos documentos relacionados con su actividad (Código de comercio, artículo 30).	La información es la base de la toma de notas decisiones.	Es fundamental tener un archivo para consulta de datos. Cada empresa tendrá que marcar las putas que indiquen qué documentos se deben archivar y cuáles no.

El archivo es la memoria de la empresa, y debe ser atendida y cuidada con esmero.

1.3. FUNCIONES

Las funciones que cumple un archivo son las siguientes:

• Guardar, conservar y custodiar los documentos.
• Crear un centro de consulta de información.
• Facilitar la localización rápida de los documentos de forma eficiente, evitando demoras. 
• Cumplir con las obligaciones legales. 
• Demostrar y acreditar mediante la documentación archivada la realización de un acto por parte de la empresa (como elemento probatorio). 

2. TIPOS DE ARCHIVO

Podemos clasificar el archivo según diferentes criterios que veremos a continuación. 

2.1. Según la titularidad del archivo 

• Archivos públicos: pertenecen a la Administración General del Estado, a la Administración Autonómica o a la Administración Local, y otros organismos oficiales (museos, empresas públicas , atc.).
• El archivo privado: pertenecen a empresas instituciones religiosas, sindicados, personas físicas, etc. 

2.2 Según el soporte 

• Físico: contiene documentos impresos en papel 
• Informático o multimedia: contiene información de todo tipo (texto, sonido, vídeo, etc.).   

EJEMPLOS

DOCUMENTOS	TIPO DE ARCHIVO
Correos electrónicos enviados esta semana	Informático
Nóminas des mes de enero	Físico
Vídeos de la campaña publicitaria de Navidad	Informático
Carta del Ministerio de Hacienda	Físico

2.3 Según la frecuencia de uso 

Archivo

Documentos que se consultan con frecuencia porque son recientes o hace referencia a procesos en curso. También denominado archivo  de gestión.

Semiactivo

 Se guardan documentos procedentes del archivo activo. Han dejado de estar    vigentes pero no se pueden eliminar porque tienen valor para la empresa porque                               la ley exige su conservación. Archivo Interno

In activo o    definitivo

  Contienen documentos que no son útiles en la actividad diaria, porque han      perdido su actualidad o vigencia. La documentación se guarda por razones   legales o para alguna consulta. Pertenecerán aquí hasta su destrucción y por                                     eso también se conocen como archivos históricos.

  

2.4. Según la ubicación o emplazamiento 

• Centralizado: todo los documentos de la organización se guardan en un mismo lugar, independientemente de los departamentos o secciones a los que pertenezca la documentación.
• Descentralizado: cada departamento o sección guardará los documentos propios, y pasado un tiempo se llevarán a un depósito común. 
• Mixto: descentraliza el archivo por departamentos para los documentos que estén vigentes en en proceso, centraliza en un archivo central los documentos comunes a todos los departamentos, y mantiene dentro de este archivo especifico para cada departamento o sección. 

EJEMPLO 

Archivo centralizado

Las historias clínicas de los pacientes de un hospital, independientemente del servicio que los atendió ( ginecología, traumatología, etc.), se guardan en un archivo común

Archivo descentralizado

Los expedientes de los trabajadores archivos de la empresa se guardan en el departamento de Recursos Humanos (los de los antiguos trabajadores se archivan en el común).

Archivo mixto

Las nóminas del año en recursos se guardan en el archivo del departamento de RR. HH. Al finalizar el año se llevan al archivo central, donde habrá un archivo específico para el departamento de  RR. HH. En el archivo asimismo, se guardan archivos comunes a todos los departamentos: las escrituras de la sociedad, de los edificios, los estudios, actas de otros años del consejo de administración, copia del organigrama de la empresa, etc.

3. La organización del archivo

Para que los datos que contienen los documentos se convertirán en información para las entidades públicas y privadas, se deben analizar y organizar. 

Hay empresas que tardan en localizar sus documentos, mientras que otras lo hacen de forma rápida y eficaz. La deferencia en la organización del archivo. 

El objetivo que se tiene al organizar un archivo es guardar los documentos y no perder tiempo localizándolos.

La organización de un archivo consiste en ordenar y asignar los documentos al propio archivo. Costa de dos etapas: Clasificación y ordenación. 

La organización del archivo debe cumplir una serie de condiciones: 

Condiciones:

• Estar personalizada: cada empresa debe establecer su sistema de archivo acorde con sus necesidades.
•  Estar planificada: se debe evitar improvisaciones y precipitaciones.
• Ser metódica: se debe seguir unas normas concretas que han de especificar la manipulación, conservación y destrucción de documentos.
• Darse a conocer: los empleados deben conocer las normas para utilizar los documentos del archivo y representarlas.
•  Ser constante: se debe dedicar un tiempo diario al archivo para que todos los documentos estén en su sitio. No se deben dejar documentos pendientes de archivar.
• Iniciarse con el nacimiento de documento: no hay que esperar a tener montañas de documentos para archivo.
• Ser adecuada y eficaz: el acceso a la documentación ha de ser ágil y contar con medidas de seguridad para evitar extravíos de documentación.

3.1 Pasos para archivar un documento

Según el tipo de documento que se pretenda archivar, los pasos serán distinto. Se seguirá el aiguiente proceso: 

• Aplicar las normas y criterios establecidos por la empresa, que se debe conocer, sobre el archivo.
• Identificar el tipo de documentos.
• Decidir sobre si es necesario archivarlo o destruirlo por carer de interés para la empresa.
• Comprobar si es necesario hacer copias, escanear o microfilmarlo.
• Elegir el archivo donde se tiene que guardar, y si es en varios se guardará el original en uno y copias en los otros.
• Archivar el documento. 

Ejemplos

Se tiene en la mesa un documento que debe ser archivado: 

• El personal del departamento comercial conoce las normas y criterios de archivo de la empresa y los aplica (les ha llegado un documento)
• Identifica el documento como una factura recibida de un proveedor.
• Decide que es necesario archivarla por mperativo legal.
• Comprueba que es necesario hacer copias para enviar a que la paguen (departamento de tesorería) y para que la contabilicen (departamento contable).
• Se archiva en el departamento comercial siguiendo el criterio establecido.

4. Sistemas de clasificación, ordenación y codificación

En primer lugar definiremos lo que es clasificar, ordenar y codoficar:

• Clasificar: es la tarea de agrupar los documentos de acuerdo a características o propiedades comunes a todos. Estos deben ser únicos y estar diferenciados entre sí, formando parte de la estructura global del archivo. Lo que se pretende es saber de qué información se dispone, cómo tratarla y dónde guardarla para poder ser utilizada cuando se requiere. 
• Ordenar: es la tarea que implica alinear, distribuir dentro de los grupos creados en la clasificación.
• Codificar: es la tarea de asignar letras y/o números a los documentos clasificados para registrarlos y archivados. 

4.1 Criterios de clasificación de archivo 

Todos y cada uno de los criterios de clasificación puede ser aplicados en casos diferentes y no por ello se puede decir que uno sea mejor que otro.

Antes de elegir un criterio concreto se debe tener en cuenta una serie de cuestiones:

• Cómo se organiza la empresa ( departamentos, secciones, instalaciones, etc.). 
• Qué documentos se tramitan.
• Quién tramita cada documento.
• Qué documentos se guardan.
• Dónde se guardan los documentos.
• Quién está autorizado para consultar la documentación.

Una vez se tengan todas estas cuestiones claras, la empresa puede elegir el tipo de archivo y la clasificación de los documentos.

A continuación veremos los sistemas de clasificación de archivo más usuales. 

4.2 Clasiicación alfabética 

Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos ( nomre, título, formato, tipo de documentos, etc.).

Se debe establecer cuál es la palabra principal o clave por la que se va clasificar: es la palabra ordenatriz. 

Las ventajas, desventajas y usos de este sistema de clasificación se resume en la tabla siguiente: 

Ventajas:

• Sencillo y de fácil utilización, no necesita aprendizaje, es por todos conocido. 
• Permite ampliaciones sin necesidad de mover lo que se tiene. 
• Es válido para todo tipo de documentos. 

Desventajas: 

• Hay que determinar la palabra ordenatriz y no existe un criterio universal. 
• Si se extrae un documento es necesario dejar una señal para que se sepa que falta.

Usos:

Expedientes de:

• Clientes
• Proveedores
• Empleados
• Etc. 

Un ejemplo conocido por todos es la ordenación en clase por nuestros apellidos y el nombre; el primer apellido es la palabra ordenatriz. 

Hay establecidas normas de clasificación alfabética tanto si estamos clasificando nombres de personas como de empresas:
Laltan cuadros pág: 61,62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 

7. Técnicas básicas de gestión de archivos en entidades privadas y públicas 

Una gestión eficaz de los archivos posibilita que la información perviva en el tiempo y pueda ser localizada de forma rápida.

7.1. Fases: seguimiento en la gestión de documentos 

Desde que se crea un documento o se recibe hasta que es eliminado en un archivo, se siguen las siguientes fases:

Recepción      Registro     Destrucción    Clasificación   archivo   Condición   Préstamos, consultas y expurgo.

La primera clasificación de los documentos que llegan a una organización corresponde al departamento de recepción, donde se clasificarán (urgentes, personales y ordinarios). Serán registrados en los correspondientes registros. Se harán copias si deben gestionarlos distintos destinatarios y serán distribuidos a los departamentos a los departamentos, donde se repetirán a quien corresponda. Cada departamento clasificará, codificará y archivará los documentos según el método utilizado en la organización.  

En cada fase de la gestión, la documentación debe estar localizable en todo momento, y se habrán de cumplir las normas en cada proceso para dejar en el archivo los documentos de forma correcta. Así se gana en rapidez y seguridad y se evitan errores, con el consiguiente ahorro de tiempo del personal que se podrá encargar de otras tareas.  

Se debe observar un seguimiento especial en la documentación cuando esta pasa de un archivo a otro ( de gestión a intermedio y a definitivo). El objetivo es evitar que en el traslado la documentación se pierda o se olvide alguna caja. 

Cuando se transfieren documentos de un archivo a otro hay que seguir una serie de premisas: 

• Preparar la documentación para que ningún documento que contenga el expediente o carpeta de asuntos se pierda. 
• Preparar las cajas donde se transferirán los documentos al nuevo archivo, numerales de forma correlativa (signatura) y pegar una etiqueta en el exterior con el contenido para poder ser localizadas en cualquier momento. 
• Rellenar una hoja de trasferencia de fichero, donde se especificará qué departamento o sección envía la documentación y se detallará el contenido de cada caja con su numeración correspondiente. 

7.2 Almacenamiento

Las condiciones de almacenamiento de los distintos documentos en un archivo deben garantizar que su depósito y manipulación no les ocasione ningún deterior. Por ello, debe vigilarse especialmente que en el archivo: 

• Exista espacio suficiente para el almacenamiento, evitando apilar cajas los documentos.
• Existan humedades sea archivado de temperatura que puedan dañar los documentos.
• Cada expediente sea archivado en las condiciones más adecuadas al tipo de tinta y papel empleados en él.
• Los documentos se archivarán lo antes posible, para evitar posibles extravíos de documentación. A esto favorecerá que los responsables del archivo realicen su labor de forma sistemática.
• Se guarda la documentación teniendo en cuenta su soporte (en papel o electrónico). 
• Se presta especial cuidado en la manipulación de la documentación con una vigencia permanente, debido a su importancia y el largo plazo que se conservará.

7.3 Conservación 

Toda empresa u organización seguirá un plan de conservación para proteger la documentación depositada en los archivos, en el que se especifiquen las medidas que se deben seguir:

• Mantener en buen estado las instalaciones donde se sitúe el archivo y el mobiliario donde se guarde la documentación (archivos, estanterías, carpetas, atc.). 
• Prevenir y proteger el archivo de incendios, inundaciones y robos (evitar elementos o materiales, poseer extintores de polvo seco con carga revisada, evitar las cañerías de agua, instalar alarmas, etc.). 
• No fumar, no comer ni beber en el archivo. 
• Evitar el paso de personas no autorizadas y la sustracción de documentos.

7.4 Acceso y entrega 

La función principal de un archivo es la de poder consultar en todo momento la información que allí se ha depositado.

No todo el personal de la empresa debe tener acceso a las dependencias del archivo ni a la documentación depositada y custodiada por el personal encargada de ello. 

En las normas de seguridad de cada empresa se describirá la clasificación de los datos y autorización requerida para la consulta (ver normas de seguridad en el apartado 8.1). 

Fases para la realización de una consulta o préstamo de los documentos depositados en u archivo:

Los interesados  solicitarán el préstamo o consulta a través del impreso de solicitud de préstamo, cada empresa diseña el suyo dependiendo de sus necesidades.

Cuando se dé autorización e se compruebe que la tiene, el personal del archivo preparara la documentación solicitada y la entregará al solicitante.

El solicitante deberá firmar el registro de consulta o préstamo, indicando sus datos y fecha de la operación.

El archivo establece un plazo máximo de tiempo para la devolución de la documentación, que podrá ser prorrogado previa solicitud.

Cuando se devuelve la documentación, se anotará en la solicitud de préstamo la fecha de devolución y las observaciones que los responsables que los responsables del archivo crean oportunas, y se archivará en su lugar.

7.5 Expurgo 

Cada empresa establecerá qué documentos deben ser archivador y cuáles deben ser destruidos.

Los documentos guardados que hayan prescrito (listas de precisos, extractos de cuentas) y carezcan de utilidad para la empresa deben ser destruidos, nunca tirados, porque los documentos pueden contener datos que cometan a la empresa.

Existen máquinas en el mercado para destruid documentos. Dichas máquinas los dejan reducidos a virutas para que sea imposible se lectura y recuperación. Si el volumen de documentos es muy grande se puede recurrir a empresas especializadas que recogen y destruyen la documentación, y emiten un certificado donde dejan constancia de que se ha destruido. 

Es aconsejable la inmediata eliminación de:

• Faxes, cuando cuando se conserven los originales. 
• Copias de documentos, cuyos originales estén localizados.
• Borradores de documentos, utilizados en la elaboración de un documento definitivo.  

8. Normas de seguridad y confidencialidad 

Algunos documentos muy importantes para la empresa y es necesario guardarlos en lugares dotados de sistemas de seguridad (cajas fuertes, cajones con llave, dependencias con cámaras de seguridad ...). 

Los datos de los documentos pueden desaparecer por diversos motivos: 

• Deterior, por el uso o envejecimiento de los documentos. 
• Pérdidas, los documentos pueden ser destruidos o robados.
• Causas fortuitas en el archivo, incendio, inundación, derribo, etc.

8.1. Normas de seguridad y acceso 

• Identificar al personal autorizado a acceder al archivo. Cuando algún trabajador ajeno a este (limpieza, mantenimiento...) deba entrar en él, debe estar acompañado por personal responsable del archivo. 
• Establece claves que impidan a personas no autorizadas el acceso a los archivos informáticos, especialmente respecto a la información confidencial.
• Tener actualizados los programas antivirus con el fin de que los ordenadores no se infecten, ye que la información almacenada en los archivos informáticos puede deteriorarse o destruirse. 
• Instalar programas (firewall) que impide que intrusos del exterior, ordenadores ajenos a la empresa, espíen la forma de trabajar en la empresa con fines perversos.
• Hace copias de seguridad de la información, en archivos informáticos, para que en caso de ocurrir algún accidente, se pierda la menor información posible 
• Proteger los archivos informáticos del frío, del claro, de la humedad, de las influencias magnéticas y de la manipulaciones incorrectas. 

8.2 Medidas para evitar accidentes o disminuir sus consecuencias

• Utilizar armarios ignífugos (protegidos contra el fuego), para que los documentos no se deterioren en caso de incendio.
• Guardar duplicados de los documentos en lugares separados del archivo para evitar su pérdida en casa de catástrofe.
• Instalar cámaras y sistemas de seguridad para controlar el acceso del personal no autorizado al archivo.
• En caso de documentos especialmente importantes o valiosos, puede optarse por depositarlos en cámas de seguridad de banco o empresas especializadas, para asegurar su conservación. 
• Clasificar los ficheros de datos en niveles de seguridad para restringir el acceso a este: 

- Básico: datos personales (nombre, cargo, categoría profesional, etc.). 

- Intermedio: datos financieros, infecciones administrativas, datos tributarios, etc.

- Alto: ficheros con datos sensibles o especialmente protegidos (ideología, religión, afiliación sindical, origen racial, salud, etc.).

8.3 Confidencialidad

Se debe guardar la debida reserva y discreción sobre los documentos de la empresa, para prevenir la divulgación a personas no autorizadas. Hay que proteger especialmente los datos personales de trabajadores,, clientes, proveedores y cuentas personales se relacionen con la empresa.

A los empleados se les exige, por imperativo legal, secreto profesional respecto de los datos que conozcan por tramitar cualquier documentación. Aun cuando de haya extinguido la relación laboral seguirán teniendo esta obligación. Podemos clasificar la información:

• Pública: puede tener acceso las personas de la empresa.
• Restringida: solo tienen acceso las personas autorizadas.
• Confidencial: su divulgación puede causar prejuicios a la empresa. Solo pueden acceder a ella determinadas personas autorizadas y llevará el sello de <<Confidencial>> . 

La confidencialidad no solo se exige entre trabajadores, sino entre empresas que colaboran con otras y tienen información privilegiada. 

Cuando una empresa realice una prestación de un determinado servicio y por este motivo tenga acceso a información confidencial de otras empresas, es importante que en el contrato de prestación de servicios se especifiquen cláusulas de confidencialidad.

No existe un modelo o estructura única en un contrato de confidencialidad, pero siempre debe especificar:

• Consideraciones a las que hace referencia el contrato: en nuestro caso, la confidencialidad.
• Cláusulas: especificaciones que se quieran incluir en el contrato (qué se entiende por confidencialidad entre las partes, a quién o a qué afecta, posibles secciones en caso de incumplimiento, plazo de vigencia del contrato, etc.). El incumplimiento de las cláusulas de confidencialidad por cualquier empleado o empresa de servicios puede dar lugar a emprender acciones legales y reclamar la indemnización correspondiente por daños y perjuicios. 

Las empresas especializadas que prestan servicios de custodia de archivos cuentan entre sus medidas de confidencialidad con las siguientes:

• No revelar los nombres de sus clientes a terceros.
• Codificar los contenedores de archivo mediante etiquetas de códigos de código de barras para que no se refleje el nombre del cliente al que pertenecen. 
• Depositar los contenedores en los centros de custodia dentro de huecos aleatorios, para evitar que se puedan identificar que pertenecen al mismo cliente al estar todos juntos. 
• No hacer pública la dirección de los centros de custodia, solo la dirección del lugar donde se efectúa el trabajo  administrativo.
• Crecer de rótulos y nombres comerciales en los centros de custodia y en el transporte empleado para los traslados.