T10 Libros auxiliares

1. Los libros auxiliares de tesorería

Hemos visto cómo las empresas y los particulares emplean, en las operaciones de compraventa, diversos medios e instrumentos para pagar el precio de los bienes y servicios que  adquieren.


Si poseen dinero en efectivo podrán satisfacer el pago al contado mediante dinero en metálico, cheque, transferencia , etc. Si la empresa o particular no dispone de liquidez suficiente o prefiere reservar el efectivo disponible para otra operación, recurrirá a alguno de los instrumentos de pago a crédito estudiados en la unidad 9. Recuerda que está prohibido realizar pagos en efectivo a partir de 2500 euros cuando una de las partes intervinientes sea un empresario o profesional..

El dinero que las empresas mantienen en efectivo se denomina tesorería y esta compuesto por los fondos conservador en la caja y por los depósitos bancarios, como cuentas corrientes y de ahorro de los que la empresa es titular en alguna entidad bancaria.

2. Libro auxiliar de caja

2.1. La caja chica 

El lugar donde se guarda el dinero en efectivo de una empresa se denomina caja, caja chica o caja menor. Normalmente se trata de una caja de caudales que se custodia en un armario que posee algún tipo de medida de seguridad para evitar robos.

2.2. Cumplimentación del libro de caja 

El documento en el que se registran contable mente, al menos una vez al mes y por orden cronológico, los ingresos y egreso producidos en la caja y el efectivo disponible se llama libro de caja. Cada empresa lo adapta a sus necesidades; en él además se refleja el concepto o motivo de cada operación. El saldo resultante es el efectivo disponible y se origina por la diferencia entre los cobros y los pagos.
                         
2.3. Arqueo de caja                                                                                                                                   
Para detectar posibles errores, el tesorero tiene la obligación de efectuar periódicamente arqueos de caja, que consisten en verificar que el saldo disponible que refleja el libro de caja en un momento determinado se corresponde con el que se encuentra físicamente.

• En primer lugar se comprueba que todos los movimientos del periodo que se va a analizar tienen soporte documental; para ello se cotejan los documentos (tiques, recibos, comprobantes o vales de caja), con los movimientos reflejados en el libro de caja. 
• El segundo paso consiste en realizar un recuento físico del dinero en efectivo depositado en la caja.

3. Libro auxiliar de bancos

3.1. Las cuentas bancarias a la vista 

Las empresas y particulares poseen cuentas corrientes o libretas de ahorro con depósitos de efectivo que están disponibles de forma inmediata, es decir que pueden utilizarlos en cualquier momento para realizar pagos.

Mantener una cuenta corriente conlleva sus ventajas:

• Es más seguro depositar el dinero en un banco que en la caja de la empresa. 

• El titular de una cuenta bancaria tiene acceso a ciertos productos y servicios bancarios, como la realización de transferencia... 

• La cuenta bancaria está asociada a otros productos como seguros, fondos de inversión o planes de pensiones o de ahorro.

• La cuenta bancaria proporciona un interés, que es la remuneración que la entidad bancaria ofrece por mantener un saldo positivo. 

Los inconvenientes de las cuentas bancarias están relacionados con el coste que conllevan. 

• Las entidades bancarias cobran comisiones y gastos por la administración. 

• El interés de una cuenta a la vista es muy escaso y a veces nulo. 

3.2. Registro de operaciones en el libro de bancos

De la misma manera que el libro de caja se registran los movimientos de entrada y salida de efectivo en caja, el libro de bancos registrará para la contabilidad de la empresa las operaciones realizadas en cada cuenta bancaria con el objetivo de comprobar que no se han realizado cargos o abonos en cuenta de forma indebida. 

3.3. Conciliación bancaria

La conciliación bancaria en una tarea que consiste en comparar las notaciones realizadas en el libro de bancos con el extracto mensual que la entidad bancaria envía a la empresa.

Es normal que el libro de bancos no coincida con el extracto bancario.
Las causas son diversas: por ejemplo un cliente ha realizado una transferencia a nuestro favor que ya está reflejada en el libro de bancos, pero el banco aún no la ha hecho efectiva en la cuenta, o se ha realizado un pago mediante cheque y el tenedor aún no ha presentado al cobro.

4. Confidencialidad en las operaciones de tesorería

El departamento de tesorería es uno de los más delicados de la empresa, ya que maneja información muy sensible que debe preservarse ante la amenaza de hurtos y desfalcos, y por ello debe estar formado por personal de responsabilidad reconocida y discreción absoluta.

Para preservar la información sensible se establecen una serie de medidas de seguridad y confidencialidad, como por ejemplo:

• Los empleados de tesorería firman cláusulas de confidencialidad en sus contratos laborales que obligan a guardar secreto de la información sensible que manejan incluso una vez terminada la relación laboral.

• Se realizan arqueos de caja también se realizan por personal ajeno al departamento de tesorería. 

• Las conciliaciones bancarias también se realizan por personal ajeno al departamento de tesorería.

• Para evitar tentaciones, muchas empresas obligan a que los cheques deben ser firmados por dos empleados para que puedan ser presentados al cobro. 

• Periódicamente, al menos una vez al año, la auditoria interna de la empresa realizará los controles necesarios que aseguren la veracidad de la información registrada en los libros auxiliares.