6. Control del almacén de material de oficina

1. Materiales y equipos de oficina

1.1. Descomposición

En una oficina nos podemos encontrar gran cantidad de utensilios, instrumentos o herramientas muy diversos, que engloban desde un simple bolígrafo hasta una fotocopiadora multiplicación. Decimos que son equipos de oficina todo los aparatos y máquinas de oficina que se utilizan para facilitar las tareas de personal administrativo que trabaja en ella.

1.2. Material fungible y no fungible

Cualquier material o aparato con el uso va gastándose, determinándose o <<haciéndose viejo>>, hasta que ya no se puede usar más.

Materiales fungibles: son los que se desgastan con el uso como: grapas, folios DIN-A4, marcadores fluorescentes...

Materiales no fungibles: son los que no se pueden desgastar como: tijeras, calculadoras de mesa.

1.3. Equipo de oficina más comunes

Los equipos de oficina son todos aquellos aparatos y máquinas que el personal utiliza para realizar las tareas propias de su trabajo.

Podemos clasificar los equipos de oficina en equipos para el proceso de la información y la comunicación y mobiliario. 

1.3.1. Equipos para el proceso de la información y la comunicación

Son equipos para el proceso de la información los ordenadores y demás conjuntos electrónicos que permiten tratar y presentar la información que se maneja en una oficina de forma adecuada. Ente los más destacados podemos encontrar:

• Ordenadores
• Impresoras
• Fotocopiadoras
• Escáneres
• Teléfonos
• Aparatos multifunción

1.3.2. Mobiliario

El mobiliario de una oficina debe permitir un rápido acceso a los documentos que se manejen, sin descuidar su seguridad y confidencialidad.

Las mesas se denominan operativas cuando forman parte de un puesto de trabajo. Las dimensiones de las mesas de trabajo deben favorecer la ergonomía: Por ejemplo su altura debe oscilar entre 70 y 75 cm, el ancho no debe se inferior a 130 cm, por ultimo la profundidad de la mesa suele ser de unos 90 cm de profundidad.

Las sillas de oficina que más se deberían utilizar son las sillas ergonómicas, porque están diseñadas para evitar problemas de salud.

2. Procedimientos administrativos de aprovisionamiento de material de oficina

2.1. La función de aprovisionamiento

El término aprovisionamiento hace referencia a la adquisición, gestión y control de los bienes materiales.

• Adquisición de las mercancías que las empresas utilizan para elaborar o comercializar bienes y servicios. En esta operación se requiere de una perfecta coordinación con el departamento de compras, que debe encontrar en el mercado de proveedores adecuada a un precio razonable. 

• Almacenamiento de las existencias de productos que las empresas guardan a la espera de ser incorporados bien al proceso productivo en el caso de empresas fabriles o transformadoras de bienes, bien al proceso comercial en el caso de empresas comerciales. 

• Control de costes asociados a las dos operaciones. Tanto la adquisición de mercancías como el almacenamiento del stock del almacén. 

2.2. El almacén 

Un almacén es un espacio que las empresas utilizan para guardar y conservar en perfectas condiciones de calidad y seguridad los materiales y productos que prevé utilizar en su actividad.

En las empresas fabriles las existencias o stock que van a ser incorporados a un proceso de producción reciben el nombre de materiales primas, y el almacén que se utiliza se denomina almacén de aprovisionamiento. 

Las existencias que ya han pasado por el proceso de producción y están esperando ser comercializados reciben el nombre de productos terminados, y el almacén donde se ubican se llama almacén de productos terminados. 

En las empresas comerciales las existencias almacenadas reciben el nombre de mercaderías. 

Todas las empresas deben recontar, al menos una vez al año, los materiales y existencias que tienen almacenadas, y esta labor se realiza mediante la confección de inventarios. 

2.2.1. Documentos

Para la gestión del almacén y de materiales almacenados se utiliza un conjunto de documentos que reflejan un flujo de materiales que se produce en el interior de la empresa.

2.3 La hoja de cálculo en la gestión de almacén

Las hojas de cálculo son herramientas informáticas que permiten las gestión del almacén de forma cómoda y accesible.