7. Valoración de existencias

1. Valoración de existencias 

1.1. Las fichas de almacén

1.1.1  Concepto

El almacén de la empresa debe controlar en cada momento la cantidad de existencias que tiene almacenadas en sus dependencias. Esta tarea recibe el nombre de control de almacén, o también sistema de gestión de inventarios. El objetivo del dicho control es doble: 

• Objetivo técnico: gestionar el espacio físico disponible para almacenar los productos necesarios y así asegurar la continuidad de la actividad de la empresa. 
• Objetivo económico: se divide en dos partes: el control del coste de mantenimiento del almacén (coste de alquilar el local, consumo de energía eléctrica y otros suministros, etc.) y el conocimiento del valor del patrimonio empresarial del que forma parte el stock almacenado. 

La ficha de almacén es el documento que recoge los movimientos de entrada y salida de stock de cada producto y el valor que tienen . A la existencia de stock que hay almacenada se la denomina nivel de existencias. 

En el encabezado se suele situar el membrete de la empresa y la información relativa a la identificación del producto. 

• La denominación del producto: código, referencia, descripción, categoría, modelo, tipo, clase...

• Las unidades de medida física del almacén: litros, kilogramos, unidades. 

• Unidad mínimas y máximas de stock en el almacén, así como el stock de seguridad establecido. 

• El periodo de tiempo en el que se producen los movimientos de entrada y salida de productos, pueden ser semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual...

• El método de valoración de stock: PMP, FIFO, LIFO... 

• La ubicación dentro del almacén: ha de indicarse el pasillo, el módulo, la estantería, etc... 

El detalle de la ficha del almacén sirve para referir los movimientos de entrada y salida de los productos en el almacén. 

1.1.2. Criterios de valoración de existencias

En el almacén se producen los siguientes movimientos de entrada y salida de productos. 

• Entrada en el almacén se pueden producir por:

- Adquisición o compras digitalizadas al almacén de aprovisionamiento. 

- Las incorporaciones al almacén de productos terminados de unidades fabricadas en la propia empresa. 

- También se consideran entradas las producidas por devoluciones de ventas a clientes. 

• Salidas de almacén se pueden producir por:

- La venta de los productos terminados.

- La incorporación de materiales primas y otros productos estuvieran valorados al mismo precio o coste de adquisición. 

- Las devoluciones de compras. 

Precio medio ponderado (PMP) 

Cuando el almacén adquiere cierta cantidad de un producto, para conocer cuántas unidades hay almacenadas estas nuevas unidades se sumaran a las ya existentes, y si se produce una salida de existencias se tratara de las unidades existentes. 

Para el PMP, las devoluciones se valorarán de la siguiente manera:

• Las existencias que entran en el almacén como consecuencia de devoluciones de ventas se valoran por el precio por el que salieron si se conoce y, si existen dudas sobre su origen, al último precio medio ponderado reflejado en la ficha de almacén. 

• Las existencias que salen del almacén como consecuencia de devolución de compras se valorará al coste de adquisición al que se compraron si están identificadas, pero si se desconoce su origen se anotará al coste de la última salida. 

PMP = C1 x P1 + C2 x P2 + ...

            --------------------

            C1 + C2 + ... 

El método FIFO

Es también un método aceptado, aunque en menor medida. El criterio que utiliza para calcular el valor de las existencias finales es el orden de entrada y salida de las existencias en al almacén.

Las existencias que primero salen del almacén se valoran a los costes de las que entraron primero, de manera que las existencias finales quedan valoradas a los costes de los últimos productos que entraron en el almacén.

Las devoluciones de entradas y salidas en el almacén tienen un tratamiento especial, ya que en algunas ocasiones se desconoce el coste o precio por el que estas unidades entran o salen:

• Las devoluciones de ventas se valorarán a su precio conocido, pero si este  se desconoce entonces se registrarán al coste de la última entrada realizada en el almacén. 

• Las devoluciones de compras se registrarán por el coste de adquisición: si existen dudas sobre este precio, se usará el precio de la última salida registrada. 

2. El inventario

2.1. Concepto

Un inventario es una lista o relación de los bienes que comprenden el patrimonio de una empresa y, por tanto, incluye los materiales o productos que están disponible en el almacén de la empresa.

• Conocimiento del valor patrimonial de la empresa: las existencias que se encuentran en el almacén forman parte del activo corriente de la empresa y, por tanto, de su patrimonio. 

• Control de las existencias disponibles en cada momento en el almacén. 

• Cálculo de las variaciones de existencias almacenadas que se tienen en cuenta para hallar el beneficio o pérdida de cada ejercicio económico. 

2.2. Tipos de inventarios

Los inventarios se pueden clasificar según el momento en el que se llevan a cabo y según el tipo de existencias almacenadas:

Según el momento en el que se lleva a cabo

• Inventario permanente recoge las anotaciones de las fichas de almacén de todas las entradas y salidas. 

• Inventario físico:

- Inventario de cierre se realiza al final del ejercicio trimestral, generalmente el 31 de diciembre. 

- Inventario periódico se realiza de forma trimestral, semanal, etc...

Según el tipo de existencias almacenadas

• Inventario de materiales primas según Plan General de Contabilidad (PGC) son las que mediante elaboración o transmisión, se destinan a formar parte de lo productos fabricados. 

• Inventario de productos terminados definidos por el PGC como los productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su utilización por otras empresas.

• Inventario de mercancías son bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación. 

• Inventario de otros productos productos semiterminados, productos en curso, residuos, subproductos y materiales recuperados. 

2.2.1. El inventario permanente

Características

El control de almacén mediante el inventario permanente supone el seguimiento de todos los movimientos físicos de entrada y salida de cada una de las mercancías ubicadas en el almacén de la empresa; además, también informa en todo momento del valor de la existencias almacenadas al aplicar alguno de los métodos de valoración de las existencias aceptados: PMP o FIFO. 

2.2.2. El inventario físico 

Características

El inventario de cierre viene regulado por el Código de comercio, que indica que debe transcribirse al libro de inventarios de la empresa el inventario de cierre del ejercicio. 

Proceso 

Consiste en realizar un recuento físico, in situ, en las instalaciones del almacén de la empresa, de todas las existencias que forman parte de su patrimonio. 

Existen dos procedimientos para realizar los recuentos: 

1. Comprar los resultados del recuento físico realizado directamente en el almacén con las cantidades registradas en el inventario permanente; se trata del inventario informado. 
2. Realizar el recuento sin información del inventario permanente, de manera que se van anotando en el listado de productos las cantidades de existencias que están almacenadas; es el inventario a ciegas

2.3 El libro de inventarios y otros documentos

La gestión de almacenes cada vez más de manera informatizada, especialmente en los almacenes de mayor capacidad. Para ello se utilizan aplicaciones informáticas tales como Tracestore o Easylogo, que facilitan la gestión de existencias en el almacén y están diseñadas para optimizar la cantidad de inventario existente

2.3.1. El libro de inventarios

En el libro de inventarios queda reflejada con detalle una relación de todas las existencias finales que se encuentran almacenadas en la empresa, y expresa los bienes que posee con indicación de su valor, calculado mediante un método de valoración aceptado.

• En el encabezado: membrete de la empresa, nombre del documento, tipo de almacén, fecha del inventario y tipo de inventario. 

• En el detalle: código del producto, descripción, clasificación, ubicación del producto en las instalaciones del almacén, unidades de medida o de almacenamiento y agrupación del producto, cantidad de existencias almacenadas, precio unitario de producto y valor de cada producto almacenado. 

2.3.2. Otros documentos

Otros documentos relacionados con el inventario son:

• Ficha de almacén: documento que contiene información detallada sobre los movimientos de entrada y salida de existencias en el almacén, así como de su valor patrimonial.
• Orden de reposición: documentos que utilizan los departamentos de una empresa para solicitar productos al almacén.
• Hojas de solicitud: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de compras que adquiera mercancías a los proveedores.
• Pedidos: documentos mediante los cuales las empresas solicitan productos a sus proveedores.
• Albaranes: documentos que acompañan a la mercancía que un proveedor entrega a su cliente. 
• Órdenes de trabajo: documentos en los que se solicita a los operarios del almacén que realicen movimientos de las mercancías de un lugar a otro del almacén.
• Notas de entrada o de salida: reflejan los productos que entran o salen del almacén de la empresa.
• Requisiciones de materiales: informan sobre las materias primas que fábrica necesita para su actividad productiva.